Kontrola zdalna PIP — obowiązki pracodawcy krok po kroku

Od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może przeprowadzić całą kontrolę albo poszczególne czynności zdalnie — za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub operatora pocztowego. Zgoda pracodawcy nie jest warunkiem takiej formy kontroli. Zdalna forma zmienia sposób wykonywania czynności, ale nie zmniejsza zakresu obowiązków: nadal trzeba udostępnić dokumenty, udzielić informacji, umożliwić rozmowę z pracownikami i wykonać środki pokontrolne. Poniżej opisujemy, co pracodawca musi zrobić na każdym etapie kontroli zdalnej — z podstawą prawną, kazusami z praktyki i listą kontrolną. Osobno omawiamy najczęstszy punkt zapalny w firmach zatrudniających obcokrajowców: dokumentację legalności zatrudnienia cudzoziemców.

1. Na czym polega kontrola zdalna po 8 lipca 2026 r.

Podstawą zmiany jest ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473), ogłoszona 7 kwietnia 2026 r. i obowiązująca co do zasady od 8 lipca 2026 r. Nowelizacja dopuszcza prowadzenie kontroli lub jej poszczególnych czynności za pośrednictwem operatora pocztowego albo środków komunikacji elektronicznej, jeżeli nie sprzeciwia się to celowi kontroli, pozwala na to charakter działalności podmiotu kontrolowanego lub przemawia za tym usprawnienie kontroli. Inspektor może w uzasadnionych przypadkach żądać transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony i przesłuchanie — przy dwukierunkowym przekazie obrazu albo obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym. Protokół kontroli może zostać sporządzony w postaci elektronicznej.

2. Zweryfikuj inspektora, zanim cokolwiek wyślesz

Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora, a kontrolę przedsiębiorcy — po okazaniu legitymacji i upoważnienia do jej przeprowadzenia (art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o PIP). Upoważnienie zawiera m.in. podstawę prawną, zakres przedmiotowy kontroli, oznaczenie podmiotu, daty rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego (art. 24 ust. 4). Przy pilnej kontroli upoważnienie może zostać doręczone później, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jej podjęcia (art. 24 ust. 5).

Przy czynnościach zdalnych weryfikacja tożsamości ma znaczenie szczególne, bo dokumentacja kadrowa trafia do kanału elektronicznego. Nie przesyłaj akt osobowych na adres, którego nie potrafisz przypisać do okręgowego inspektoratu pracy, i nie korzystaj z niezweryfikowanego linku do wideokonferencji. W razie wątpliwości potwierdź kontakt w okręgowym inspektoracie pracy właściwym dla siedziby firmy.

3. Wyznacz osobę do kontaktu

Koordynator kontroli po stronie pracodawcy powinien odbierać wezwania i żądania inspektora, przekazywać dokumenty i prowadzić ich rejestr, organizować kontakt z kadrami, księgowością i służbą BHP, umożliwiać rozmowy z pracownikami i zleceniobiorcami oraz wyjaśniać, gdzie znajdują się poszczególne informacje.

Nie musi to być członek zarządu. Powinna to być osoba znająca organizację firmy i mająca rzeczywisty dostęp do dokumentacji. Warto od razu wskazać zastępcę na czas nieobecności — ustawa wymaga terminowego udzielania informacji (art. 27 ustawy o PIP), a urlop koordynatora nie jest usprawiedliwieniem zwłoki.

4. Udostępnij dokumentację w postaci elektronicznej

Inspektor ma prawo żądać przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP), a także informacji i dokumentów dotyczących delegowania pracowników i kierowców (art. 23 ust. 1 pkt 5a–5c). W zależności od zakresu kontroli będą to w szczególności:

• umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług,
• ewidencje czasu pracy, harmonogramy i grafiki,
• listy płac i potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń, w tym minimalnej stawki godzinowej,
• dokumentacja urlopowa,
• orzeczenia lekarskie i potwierdzenia szkoleń BHP,
• ocena ryzyka zawodowego i dokumentacja wypadkowa,
• dokumenty dotyczące legalności zatrudnienia cudzoziemców — tytuł pobytowy, zezwolenie na pracę, zezwolenie jednolite albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
• dokumenty dotyczące delegowania pracowników i kierowców.

Materiał ma być kompletny, czytelny i opisany tak, by wiadomo było, czego i jakiego okresu dotyczy.

5. Zapewnij warunki do transmisji online

Jeżeli inspektor zażąda transmisji online, po stronie pracodawcy trzeba zapewnić:

• urządzenie z działającą kamerą i mikrofonem, jeżeli wymagany jest obraz lub obraz i dźwięk,
• stabilne łącze,
• możliwość udostępnienia ekranu lub dokumentów,
• dostępność osoby reprezentującej pracodawcę,
• możliwość dołączenia kadrowej, księgowego lub specjalisty BHP,
• warunki pozwalające na swobodną rozmowę bez udziału osób nieuprawnionych.

Nie każdą czynność da się jednak wykonać zdalnie. Oględziny maszyny, stanowiska pracy, drogi ewakuacyjnej czy rzeczywistego sposobu wykonywania pracy mogą wymagać obecności inspektora w zakładzie.

6. Udzielaj wyjaśnień i nie utrudniaj rozmów z pracownikami

Inspektor może żądać pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywać i przesłuchiwać nie tylko obecnych pracowników, ale i osoby, które były zatrudnione albo wykonywały pracę na rzecz podmiotu kontrolowanego na innej podstawie niż stosunek pracy — w tym osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek i korzystające z usług agencji zatrudnienia (art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP).

Pracodawca powinien odpowiadać na pytania z zakresu kontroli, wskazywać osoby właściwe do wyjaśnienia faktów i umożliwić kontakt z pracownikami. Nie wolno wpływać na treść wypowiedzi ani organizować rozmów tak, by można je było podsłuchiwać.

7. Zadbaj o bezpieczeństwo danych

Czynności zdalne mają odbywać się z zachowaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych — poufności, dostępności i integralności transmisji danych. Po stronie pracodawcy oznacza to:

• uzgodniony, bezpieczny kanał komunikacji,
• ograniczenie dostępu do dokumentów do osób uprawnionych,
• zakaz wysyłania akt osobowych na adresy prywatne i przypadkowe,
• zabezpieczenie plików przed nieuprawnioną zmianą,
• rejestr tego, co i kiedy przekazano,
• przekazywanie konkretnych plików zamiast całych folderów,
• kontrolę, kto obserwuje transmisję po stronie firmy.

Ochrona danych osobowych nie jest podstawą odmowy przekazania dokumentów objętych kontrolą — przetwarzanie na żądanie inspektora realizuje obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a dobór zabezpieczeń transmisji wynika z art. 32 RODO. Właściwą reakcją jest uzgodnienie bezpiecznego sposobu udostępnienia dokumentów, nie odmowa.

8. Zapewnij warunki i środki do sprawnego przeprowadzenia kontroli

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić urządzenia techniczne oraz — w miarę możliwości — oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem (art. 27 ustawy o PIP). Przy kontroli zdalnej obowiązek ten obejmuje sprzęt, narzędzie do wideokonferencji, możliwość wykonania czytelnych kopii oraz dostęp do danych w zakresie niezbędnym do kontroli.

9. Prowadź rejestr przekazanych materiałów i oznacz tajemnicę przedsiębiorstwa

Inspektor może wykonywać niezbędne dla celów kontroli odpisy lub wyciągi z dokumentów, a także zestawienia i obliczenia sporządzane na ich podstawie, i w razie potrzeby żądać ich od podmiotu kontrolowanego (art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP). Zachowuj więc wersję każdego przekazanego dokumentu, datę przekazania i osobę przekazującą, zakres danych, wyjaśnienia do plików oraz potwierdzenie odbioru. Ma to znaczenie przy przesyłkach etapowych i kolejnych wersjach zestawień — również dowodowe, przy późniejszych zastrzeżeniach do protokołu.

Na wniosek podmiotu kontrolowanego protokół zawiera wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP). Wskaż konkretnie, które informacje i dlaczego podlegają ochronie — oznaczenie całego pliku jako „poufny" bywa niewystarczające. Tajemnica przedsiębiorstwa nie uzasadnia odmowy przekazania dokumentu związanego z kontrolą.

10. Protokół, zastrzeżenia i środki pokontrolne

Ustalenia kontroli inspektor dokumentuje w protokole (art. 31 ust. 1 ustawy o PIP); od 8 lipca 2026 r. może on mieć postać elektroniczną. Protokół zawiera m.in. opis stwierdzonych naruszeń prawa, treść decyzji ustnych i poleceń, wyszczególnienie załączników oraz wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń (art. 31 ust. 2). Przed podpisaniem protokołu:

• porównaj opis stanu faktycznego z przekazaną dokumentacją,
• zweryfikuj dane, daty i oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę,
• wskaż błędy i pominięcia,
• zgłoś umotywowane zastrzeżenia do ustaleń — na piśmie, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu (art. 31 ust. 4 i 5 ustawy o PIP).

Po kontroli pracodawca może otrzymać decyzję, polecenie albo wystąpienie. Środki pokontrolne wykonuje się w terminach z nich wynikających, a o sposobie realizacji zawiadamia właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy — również w postaci elektronicznej.

11. Czego pracodawca robić nie powinien

• ignorować wiadomości i wezwań inspektora,
• celowo opóźniać przekazywania dokumentów,
• przesyłać plików nieczytelnych lub niekompletnych,
• usuwać lub modyfikować danych w dokumentacji,
• nakłaniać pracowników do określonych odpowiedzi ani utrudniać rozmów,
• zasłaniać się ochroną danych osobowych w celu zablokowania kontroli,
• przekazywać dokumentów kanałem o niezweryfikowanym bezpieczeństwie,
• udostępniać szerszego zakresu danych, niż jest potrzebny,
• zakładać, że kontrola zdalna wyklucza późniejszą wizytę w zakładzie.

Udaremnianie lub utrudnianie czynności kontrolnych rodzi odpowiedzialność — wykroczeniową na gruncie Kodeksu pracy oraz karną, gdy dochodzi do udaremnienia albo utrudnienia czynności służbowej osobie uprawnionej do kontroli w zakresie inspekcji pracy (art. 225 § 2 Kodeksu karnego). Jednocześnie pracodawca ma prawo oczekiwać, że żądania inspektora pozostaną w związku z przedmiotem kontroli.

12. Lista kontrolna przed kontrolą zdalną

1. Zweryfikuj legitymację i upoważnienie inspektora.
2. Uzgodnij bezpieczny kanał komunikacji.
3. Wyznacz koordynatora i jego zastępcę.
4. Zabezpiecz dokumentację przed zmianą i usunięciem.
5. Przygotuj dokumenty w formatach możliwych do odczytu.
6. Sprawdź kompletność danych za żądany okres.
7. Przygotuj legendę do skrótów i raportów systemowych.
8. Zapewnij dostępność właściwych osób — kadry, księgowość, BHP.
9. Sprawdź spójność dokumentów pobytowych i podstaw do pracy cudzoziemców z faktycznymi warunkami zatrudnienia.
10. Oddziel dane objęte kontrolą od pozostałych danych firmy.
11. Zachowuj potwierdzenia przekazania plików.
12. Po kontroli przeanalizuj protokół i terminy środków pokontrolnych.