Jakie dokumenty przygotować na kontrolę PIP

Zakres żądania wyznacza upoważnienie, ale zestaw dokumentów powtarza się w większości kontroli. Poniżej lista uporządkowana według obowiązku, z którego dany dokument wynika — bo inspektor sprawdza nie tyle „czy plik istnieje”, ile czy obowiązek został wykonany.

1. Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

Podstawą żądania jest art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP — akta osobowe i wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji wynika z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, a jej zakres i sposób prowadzenia — z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369 ze zm.).

Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł — chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b k.p.).

2. Czas pracy i wynagrodzenia

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). To dokument, od którego zaczyna się większość kontroli dotyczących nadgodzin, odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz pracy w porze nocnej.

Obok ewidencji przygotowuje się listy płac, potwierdzenia wypłat, dokumenty dotyczące potrąceń oraz regulamin pracy i regulamin wynagradzania, jeżeli pracodawca ma obowiązek ich wprowadzenia.

• ewidencja czasu pracy za okres objęty kontrolą,
• listy płac i potwierdzenia przelewów,
• wnioski urlopowe i ewidencja urlopów,
• regulamin pracy i wynagradzania oraz potwierdzenia zapoznania pracowników.

3. Umowy cywilnoprawne — sekcja o najwyższym ryzyku

Od 8 lipca 2026 r. to najważniejszy zbiór. Art. 13 pkt 5 ustawy o PIP obejmuje kontrolą przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane zlecenie albo były świadczone usługi — w zakresie wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej.

Do kontroli przygotowuje się komplet umów zlecenia i o świadczenie usług, rachunki, potwierdzenia wypłat oraz — co jest najczęściej pomijane — potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, wymagane przez ustawę z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

4. Cudzoziemcy — dokumenty pobytowe i uprawnienie do pracy

Kontrola legalności zatrudnienia to samodzielny przedmiot kontroli wymieniony w art. 24 ust. 1 ustawy o PIP. Przy zatrudnieniu cudzoziemców przygotowuje się dokumenty pobytowe uprawniające do pracy, zezwolenia na pracę lub oświadczenia, umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca oraz potwierdzenia powiadomień wymaganych przepisami o powierzaniu pracy cudzoziemcom.

Nowelizacja dodała ważny element: nowy art. 50 ust. 13a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje udostępnianie Państwowej Inspekcji Pracy przez ZUS m.in. danych o liczbie cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, ich obywatelstwie i tytule ubezpieczenia. Rozbieżność między dokumentami w firmie a danymi w ZUS jest widoczna dla Inspekcji jeszcze przed kontrolą.