Jak przygotować firmę do zdalnej kontroli PIP

Przygotowanie do kontroli zdalnej polega na czymś innym niż uprzątnięcie hali. Chodzi o to, kto w firmie odbiera korespondencję elektroniczną od Inspekcji, kto ma prawo przekazywać pliki i czy da się odtworzyć, co i kiedy zostało przekazane. Poniżej lista czynności wynikających z konkretnych przepisów.

1. Kanał komunikacji i osoba upoważniona

W kontroli zdalnej legitymacja służbowa i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 7 ustawy o PIP). Jeżeli w firmie nie wiadomo, kto obsługuje adres, na który przychodzą pisma urzędowe, kontrola zaczyna się bez wiedzy zarządu.

Pierwsza czynność to wskazanie jednego adresu do korespondencji urzędowej i jednej osoby odpowiedzialnej za jego monitorowanie, z zastępcą na czas nieobecności. Druga — pisemne upoważnienie tej osoby do reprezentowania podmiotu w czynnościach kontrolnych, z określonym zakresem.

2. Dokumentacja gotowa do wydania w postaci elektronicznej

Art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP pozwala żądać akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy — także w postaci elektronicznej — w odniesieniu do pracowników oraz osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Praktyczne przygotowanie oznacza sprawdzenie, czy dokumenty da się wyeksportować w rozsądnym czasie i w podziale na zakresy.

Warto z góry uporządkować cztery zbiory: akta osobowe pracowników, ewidencję czasu pracy, dokumentację płacową wraz z potwierdzeniami wypłat oraz komplet umów cywilnoprawnych wraz z rachunkami i ewidencją godzin dla zleceniobiorców.

• akta osobowe i dokumentacja pracownicza w podziale na osoby i okresy,
• ewidencja czasu pracy z możliwością eksportu za wskazany okres,
• umowy zlecenia i o świadczenie usług wraz z ewidencją liczby godzin,
• dla cudzoziemców — dokumenty legalizujące pobyt i pracę oraz potwierdzenia powiadomień.

3. Rejestr przekazań — najważniejszy element

Przy kontroli zdalnej nie ma naturalnego śladu w postaci pokwitowania odbioru kopii. Dlatego trzeba go wytworzyć samodzielnie: prosty rejestr, w którym dla każdego przekazania odnotowuje się datę i godzinę, nazwę pliku, sumę kontrolną lub liczbę stron, podstawę żądania oraz osobę przekazującą.

Rejestr ma znaczenie procesowe. Zastrzeżenia do ustaleń protokołu kontroli zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od jego przedstawienia (art. 31 ust. 10 ustawy o PIP), a bez rejestru trudno wykazać, że określony dokument został przekazany albo że nie był objęty żądaniem.

4. Przegląd umów przed kontrolą, a nie w jej trakcie

Nowy art. 11 ust. 2 ustawy o PIP pozwala organowi — po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska — wydać polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo niezawarcia umowy o pracę, gdy w stosunku prawnym dominują cechy stosunku pracy z art. 22 § 1 k.p. Polecenie wydaje się na piśmie, a termin jego wykonania określa się tak, żeby ocena wykonania nastąpiła w trakcie trwania kontroli (art. 34 ust. 1c).

To oznacza bardzo krótki czas na reakcję już po rozpoczęciu kontroli. Przegląd umów pod kątem art. 22 § 1 k.p. — podporządkowania, miejsca i czasu wykonywania pracy, kierownictwa — ma sens przed kontrolą, dopóki obowiązuje jeszcze okres z art. 16 ustawy nowelizującej, kończący się 8 lipca 2027 r.