Obowiązki pracodawcy podczas tradycyjnej kontroli PIP

Kontrola w siedzibie zakładu nie zniknęła — tryb zdalny jest jej alternatywą, nie następcą. Zestawiamy obowiązki podmiotu kontrolowanego wynikające z ustawy o PIP w brzmieniu obowiązującym od 8 lipca 2026 r., wraz z sankcjami za ich naruszenie.

1. Wstęp, dostęp i pomieszczenia

Inspektor pracy jest uprawniony do przeprowadzania — bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy — kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej (art. 24 ust. 1 ustawy o PIP).

Obowiązkiem podmiotu kontrolowanego jest umożliwienie wykonania tych czynności, w tym zapewnienie wstępu na teren i do obiektów oraz dostępu do stanowisk pracy. Odmowa wstępu nie jest sporem cywilnym — jest wykroczeniem z art. 283 § 2 pkt 8 Kodeksu pracy.

2. Dokumenty, wyjaśnienia i zeznania

Katalog uprawnień inspektora zawiera art. 23 ust. 1 ustawy o PIP. Obejmuje żądanie przedłożenia — w postaci papierowej lub elektronicznej — akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (pkt 5), a także wykonywanie kopii dokumentów i żądanie ich od podmiotu kontrolowanego (pkt 8).

Nowelizacja dodała art. 23a ustawy o PIP: inspektor prowadzący kontrolę może zwrócić się do okręgowego inspektora pracy właściwego terytorialnie, aby ten wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania jego inspektoratu do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z kontrolą. Informacje uzyskane w tym trybie są wpisywane do protokołu kontroli (art. 31 ust. 2 pkt 7a).

3. Protokół i reakcja na środki pokontrolne

Ustalenia kontroli dokumentuje się w protokole sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 31 ust. 1 ustawy o PIP). Inspektor przekazuje protokół podmiotowi kontrolowanemu; protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (art. 31 ust. 9).

Po kontroli obowiązki się nie kończą. Podmiot, do którego skierowano decyzję z art. 11 ust. 1 pkt 1–7a lub art. 11a ustawy o PIP, ma obowiązek poinformowania — na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej — odpowiedniego organu Inspekcji o jej realizacji, z upływem terminów określonych w decyzji lub po jej uprawomocnieniu (art. 35 ust. 1). Na wystąpienie odpowiada się w terminie w nim określonym, nie dłuższym niż 30 dni (art. 36 ust. 2).

4. Zakaz odwetu wobec pracownika

Nowy art. 34 ust. 2l ustawy o PIP stanowi, że wydanie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Naruszenie tego zakazu jest odrębnym wykroczeniem. Nowelizacja dodała do art. 281 § 1 Kodeksu pracy punkt 1b, obejmujący naruszenie zakazu z art. 34 ust. 2l ustawy o PIP. Zagrożenie w art. 281 § 1 k.p. wynosi obecnie od 2000 zł do 60 000 zł grzywny.