Zapłaciłeś raz, a urząd chce drugi raz. Opłata skarbowa po przeprowadzce do innego województwa

Składając wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, cudzoziemiec wnosi opłatę skarbową za udzielenie zezwolenia — od 85 zł do 440 zł, zależnie od rodzaju zezwolenia. Płaci się ją nie wojewodzie, lecz gminie: opłata skarbowa jest dochodem gminy, a wniosek bez dowodu jej uiszczenia urząd potraktuje jako niekompletny. To rutyna, o której zwykle nikt więcej nie myśli.

Do czasu. Bo jeśli w trakcie postępowania zmienisz miejsce zamieszkania i przeniesiesz się do innego województwa, sprawa trafi do innego wojewody — a wraz z nią pojawia się pytanie, które potrafi zaskoczyć: czy opłatę trzeba zapłacić jeszcze raz?

Scenariusz wygląda zwykle tak. Cudzoziemiec składa wniosek i płaci opłatę. Po kilku miesiącach zmienia pracę albo mieszkanie i przeprowadza się do innego województwa. Zgłasza nowy adres, sprawa zostaje przekazana według właściwości — i wtedy przychodzi wezwanie z nowego urzędu: proszę uiścić opłatę skarbową. Tę samą, którą zapłacił kilka miesięcy wcześniej. Ten tekst wyjaśnia, skąd bierze się takie żądanie, czy jest zasadne i jak na nie odpowiedzieć, nie ryzykując całej sprawy pobytowej.

1. Skąd bierze się żądanie drugiej opłaty

Właściwość wojewody w sprawach pobytowych jest ruchoma. Zezwolenia na pobyt czasowy udziela co do zasady wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca (art. 104 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach; przepis przewiduje wyjątki). Przeprowadzka do innego województwa zmienia więc organ prowadzący sprawę, a organ ma obowiązek przestrzegać swojej właściwości z urzędu (art. 19 k.p.a.). Urzędy wojewódzkie mają na to gotowe druki — wniosek o przekazanie sprawy według właściwości.

Problem pojawia się po stronie pieniędzy. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej organem podatkowym właściwym jest ten, w którego obszarze ma siedzibę organ, który wydał zezwolenie. Po przekazaniu zezwolenie wyda już inny wojewoda, więc właściwa staje się inna gmina. Opłata leży tymczasem na rachunku gminy pierwotnej, a przepisy nie regulują wprost przekazywania jej między gminami — opłata skarbowa jest dochodem konkretnej gminy. Z perspektywy urzędu przejmującego sprawę opłata po prostu nie wpłynęła. Warto wiedzieć, że Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców zajął w tej sprawie jasne stanowisko: to gmina niewłaściwa powinna z urzędu przeksięgować wniesioną opłatę na konto gminy właściwej. W praktyce bywa z tym różnie — o czym niżej.

2. Dlaczego jedna sprawa to jedna opłata

Argumenty przeciwko drugiej opłacie są mocne. W kolejności siły:

3. Sprawdź, w jakim trybie urząd Cię wezwał

To najważniejszy szczegół w całym piśmie, a najczęściej pomijany. Od podstawy prawnej wezwania zależy, jaki środek Ci przysługuje:

• Art. 261 § 1–3 k.p.a. — nieuiszczenie należności płatnej z góry. Termin od 7 do 14 dni, a w razie bezskuteczności zwrot podania postanowieniem, na które służy zażalenie. Realny i tani środek.
• Art. 64 § 2 k.p.a. — brak formalny (brak dowodu zapłaty w aktach). Termin nie krótszy niż 7 dni, rygor pozostawienia wniosku bez rozpoznania. To czynność, a nie decyzja — zażalenie nie przysługuje, kontrola należy do sądu administracyjnego.

4. Co zrobić, żeby nie stracić sprawy

Zasada nadrzędna brzmi: spór o kilkaset złotych prowadzi się obok sprawy pobytowej, nigdy zamiast niej. Stawką jest legalność pobytu, a nie kwota opłaty.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy po przekazaniu sprawy do innego wojewody trzeba zapłacić opłatę skarbową drugi raz?

Naszym zdaniem nie. Obowiązek zapłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku (art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy o opłacie skarbowej) i wtedy został wykonany wobec organu wówczas właściwego. Przekazanie akt nie jest nowym wnioskiem. W praktyce część urzędów żąda jednak wpłaty na rachunek gminy nowego wojewody — dlatego warto uprzedzić ten spór pismem.

Dlaczego urząd w ogóle tego żąda?

Bo art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej wiąże właściwość organu podatkowego z siedzibą organu, który wydał zezwolenie. Po przekazaniu zezwolenie wyda inny wojewoda, a przepisy nie przewidują przekazywania wpłaty między gminami. Z punktu widzenia nowej gminy opłata nie wpłynęła.

Co zrobić, żeby nie stracić sprawy pobytowej?

Bezpieczny wariant to zapłacić kwotę sporną na rachunek wskazany przez nowy urząd i równolegle wystąpić o stwierdzenie nadpłaty do gminy, która pieniądze już ma. Sprawa pobytowa toczy się dalej, a pieniądze wracają w osobnym trybie.

Czy lepiej wycofać wniosek i złożyć nowy w nowym województwie?

Nie. Wycofanie prowadzi do umorzenia postępowania, a przy wnioskach złożonych od 5 marca 2026 r. opłata skarbowa w razie umorzenia nie podlega zwrotowi. Nowy wniosek oznacza też nową opłatę i utratę pierwotnej daty złożenia, od której zależy legalność pobytu.

Czy odzyskanie opłaty z pierwszej gminy blokują nowe przepisy o braku zwrotu?

Naszym zdaniem nie. Nowe wyłączenia z ustawy o cudzoziemcach dotyczą zwrotu po decyzji odmownej i po umorzeniu postępowania. Tutaj chodzi o inny tryb — opłatę wniesioną na rachunek organu, który ostatecznie nie jest właściwy. Gmina może jednak zająć odmienne stanowisko, a wniosek trzeba złożyć samodzielnie; znany jest przypadek odmowy przeksięgowania opłaty między gminami.