Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

1.1. Le responsable du traitement des données personnelles au sens de l'article 4, point 7, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) est :

Responsable du traitement	Dariusz Włodarczyk – Kancelaria
NIP (numéro fiscal)	1250476187
REGON	011698970
Adresse	ul. Fabryczna 18, 02-892 Warszawa
Contact pour les questions de données personnelles	office@cosc.org.pl

1.2. Le Responsable n'a pas désigné de Délégué à la protection des données formel — pour toute question relative au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter directement le Responsable à l'adresse e-mail indiquée.

2. Finalités et bases juridiques du traitement

2.1. Les données personnelles des visiteurs du site et des personnes contactant le Responsable (par téléphone, WhatsApp ou e-mail) sont traitées aux fins suivantes :

Finalité du traitement	Base juridique
Répondre à une demande et prendre des mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée	art. 6, § 1, point b, RGPD
Exécution du contrat de prestation de services (traitement de l'affaire du Client, représentation dans la procédure)	art. 6, § 1, point b, RGPD
Respect des obligations légales incombant au Responsable (p. ex. règles fiscales et comptables)	art. 6, § 1, point c, RGPD
Constatation, exercice ou défense de droits, archivage de la correspondance	art. 6, § 1, point f, RGPD (intérêt légitime du Responsable)
Maintenance et sécurisation du fonctionnement du site (journaux techniques du serveur d'hébergement)	art. 6, § 1, point f, RGPD (intérêt légitime du Responsable)

2.2. Le formulaire de contact disponible sur le site n'envoie pas automatiquement de données au serveur du Responsable et ne les enregistre pas sur la page — il sert uniquement à composer commodément le message que la personne envoie elle-même via WhatsApp ou par e-mail. Les données ne sont donc transmises au Responsable qu'à l'initiative de la personne qui prend contact, par téléphone, WhatsApp ou e-mail.

3. Étendue des données et sources

3.1. Dans le cadre du contact et de la fourniture des services, le Responsable peut traiter notamment : nom et prénom, coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail), contenu de la correspondance et, au cours du traitement de l'affaire, les données figurant dans les documents nécessaires à la conduite du dossier de séjour ou de régularisation (p. ex. données du document de voyage, données d'emploi).

3.2. Les données personnelles proviennent directement de la personne concernée et sont fournies volontairement en vue d'obtenir des informations ou de commander un service.

3.3. Dans la mesure où les documents transmis par le Client contiendraient des données de catégories particulières au sens de l'article 9 RGPD, le Responsable ne les traite que dans la mesure nécessaire à la conduite de l'affaire et sur le fondement de l'article 9, § 2, point f, RGPD (constatation, exercice ou défense de droits) ou avec le consentement de la personne concernée.

4. Destinataires des données et sous-traitants

4.1. Les données personnelles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• le fournisseur d'hébergement du site — GitHub Pages (GitHub, Inc. / GitHub B.V.) — pour les journaux techniques du serveur (adresse IP, heure de visite),
• le fournisseur du service WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms Ireland Limited) — pour le contenu de la correspondance échangée via cette messagerie, conformément à la politique de confidentialité propre à ce fournisseur,
• le fournisseur d'hébergement de la messagerie — dHosting — pour la gestion de la boîte office@cosc.org.pl,
• les autorités administratives auxquelles le Responsable adresse des demandes et des courriers au nom du Client en vertu de la procuration accordée,
• les entités fournissant des services comptables et juridiques au Responsable, dans la mesure nécessaire à l'exécution de ces services,
• les autorités publiques habilitées à obtenir des données en vertu de la loi.

4.2. Le Responsable ne vend pas les données personnelles et ne les met pas à disposition de tiers à des fins de marketing.

5. Transferts de données hors EEE

5.1. L'hébergement du site (GitHub Pages) et la messagerie WhatsApp peuvent impliquer un transfert de données vers des pays situés hors de l'Espace économique européen, notamment les États-Unis. Ces fournisseurs déclarent appliquer des garanties appropriées, dont les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 RGPD. Des informations détaillées figurent dans les politiques de confidentialité de ces fournisseurs.

6. Durée de conservation des données

6.1. Les données des personnes ayant seulement contacté le Responsable sans conclure de contrat sont conservées pendant la durée nécessaire à la réponse, puis pendant le délai de prescription des éventuelles réclamations.

6.2. Les données des Clients avec lesquels un contrat a été conclu sont conservées pendant la durée du traitement de l'affaire et pendant la période exigée par la loi (y compris les règles fiscales et comptables) ainsi que le délai de prescription des créances issues du contrat, conformément aux dispositions du Code civil sur la prescription.

6.3. Les journaux techniques du serveur d'hébergement sont conservés pendant la durée résultant de la politique du fournisseur d'hébergement.

7. Droits des personnes concernées

7.1. La personne concernée dispose des droits suivants au titre du RGPD :

• le droit d'accès aux données (art. 15 RGPD),
• le droit de rectification des données (art. 16 RGPD),
• le droit à l'effacement des données (art. 17 RGPD),
• le droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD),
• le droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD),
• le droit d'opposition au traitement fondé sur l'art. 6, § 1, point f, RGPD (art. 21 RGPD),
• le droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

7.2. Pour exercer les droits ci-dessus, il convient de contacter le Responsable à l'adresse office@cosc.org.pl.

8. Droit d'introduire une réclamation

8.1. La personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle — le Président de l'Office de protection des données personnelles (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) — si elle estime que le traitement de ses données enfreint le RGPD.

9. Cookies et technologies de suivi

9.1. À la date de publication de la présente Politique, le site n'utilise pas de cookies analytiques ou marketing ni d'autres technologies de suivi (pas de Google Analytics, de pixels publicitaires ou d'outils similaires).

9.2. Si à l'avenir le Responsable introduit sur le site des cookies nécessitant le consentement de l'utilisateur conformément à l'article 173 de la loi du 16 juillet 2004 – Droit des télécommunications, la présente Politique sera mise à jour en conséquence et les utilisateurs seront informés de la possibilité de donner et de retirer leur consentement.

10. Sécurité des données

10.1. Le Responsable met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles assurant la sécurité des données personnelles traitées, adaptées au risque lié au traitement, conformément à l'article 32 RGPD.

11. Caractère facultatif de la fourniture des données

11.1. La fourniture des données personnelles est facultative, mais nécessaire pour répondre à une demande ou pour conclure et exécuter le contrat de prestation de services.

12. Modifications de la Politique de confidentialité

12.1. Le Responsable se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité, notamment en cas de modification de la réglementation applicable ou du mode de traitement des données. La version en vigueur de la Politique est toujours disponible sur le site.