Kontrola PIP w kilku lokalizacjach firmy

Firma z oddziałami w kilku województwach nie musi już liczyć na to, że kontrola zatrzyma się na granicy okręgu. Nowelizacja dała Inspekcji dwa narzędzia, które to zmieniają: pomoc innego inspektoratu przy zbieraniu wyjaśnień oraz tryb zdalny.

1. Wyjaśnienia i zeznania przez inny inspektorat

Dodany art. 23a ustawy o PIP stanowi, że inspektor pracy może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor prowadzący kontrolę wskazuje okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.

Informacje uzyskane w tym trybie trafiają do protokołu kontroli — nowelizacja dodała je do katalogu elementów protokołu jako art. 31 ust. 2 pkt 7a ustawy o PIP. Dla firmy oznacza to, że materiał dowodowy może pochodzić z oddziału, w którym inspektor fizycznie nie był.

2. Tryb zdalny jako narzędzie dla firm rozproszonych

Art. 26 ust. 5 ustawy o PIP dopuszcza przeprowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny, m.in. gdy przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności. Działalność w wielu lokalizacjach jest typowym przykładem takiego charakteru.

Tryb zdalny nie ogranicza uprawnień inspektora (art. 26 ust. 6). Dla firmy jest to jednak korzystne organizacyjnie: dokumentację można przekazać centralnie, zamiast kompletować ją w każdym oddziale osobno.

3. Właściwość organu przy decyzji o stosunku pracy

Przy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy właściwość ma znaczenie procesowe. Decyzję wydaje okręgowy inspektor pracy (art. 19 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIP), a odwołanie rozpoznaje sąd rejonowy — sąd pracy, w którego obszarze właściwości znajduje się miejsce wykonywania pracy ustalone w tej decyzji (art. 461 § 2(3) Kodeksu postępowania cywilnego).

Oznacza to, że przy wielu oddziałach spór może toczyć się przed sądem właściwym dla oddziału, a nie dla siedziby spółki. Miejsce wykonywania pracy jest przy tym jednym z elementów rozstrzygnięcia decyzji (art. 34 ust. 2b pkt 5 ustawy o PIP), a gdy materiał dowodowy nie pozwala go ustalić — wskazuje się siedzibę pracodawcy (art. 34 ust. 2e pkt 2).

4. Jak to zorganizować

Praktyczne minimum to jeden punkt kontaktowy dla Inspekcji na całą firmę, obsługiwany centralnie, oraz spis lokalizacji z przypisaniem okręgowego inspektoratu właściwego dla każdej z nich. Do tego rejestr osób upoważnionych do udziału w czynnościach kontrolnych w poszczególnych oddziałach.

Bez tego typowy scenariusz wygląda tak: inspektor kontroluje siedzibę, w tym samym czasie inny inspektorat wzywa pracowników z oddziału w trybie art. 23a, a zarząd dowiaduje się o tym dopiero z protokołu — po upływie części z siedmiodniowego terminu na zastrzeżenia.