Kontrola zdalna PIP — jak przebiega i co może inspektor

Do 7 lipca 2026 r. kontrola Państwowej Inspekcji Pracy oznaczała wizytę inspektora w zakładzie. Od 8 lipca 2026 r. całą kontrolę albo jej poszczególne czynności można przeprowadzić zdalnie. Wyjaśniamy, na czym to polega, kiedy jest dopuszczalne i czy tryb zdalny w czymkolwiek ogranicza inspektora.

1. Podstawa prawna i przesłanki trybu zdalnego

Tryb zdalny wprowadził dodany art. 26 ust. 5 ustawy o PIP. Zgodnie z nim kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny — za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Przepis nie daje inspektorowi swobody. Tryb zdalny jest dopuszczalny w uzasadnionych przypadkach i tylko wtedy, gdy jednocześnie: nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli oraz może usprawnić jej przeprowadzenie albo przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności. Wszystkie te warunki wynikają wprost z art. 26 ust. 5.

2. Legitymacja i upoważnienie — jak je zweryfikować

W kontroli zdalnej okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 7 ustawy o PIP). Nie jest to formalność, którą można pominąć — to ten sam wymóg, który przy kontroli tradycyjnej pozwala ustalić, kto i w jakim zakresie kontroluje firmę.

Wiadomość, w której inspektor przekazuje upoważnienie, warto zachować wraz z metadanymi. Zakres upoważnienia wyznacza granice kontroli, a przy sporze o to, czego inspektor mógł żądać, jest to podstawowy dowód.

3. Czy zdalnie inspektor może mniej? Nie

Art. 26 ust. 6 ustawy o PIP przesądza, że prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z uprawnień wynikających z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 23 ust. 1. Zdalnie inspektor może więc m.in. żądać przedłożenia akt osobowych i dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 23 ust. 1 pkt 5) oraz żądać przeprowadzenia transmisji online (art. 23 ust. 1 pkt 2a).

Kontrola zdalna nie jest zatem „kontrolą lżejszą”. Jest tym samym postępowaniem prowadzonym innym kanałem — z tymi samymi skutkami: protokołem, decyzjami, wystąpieniem, a w sprawach kwalifikacji umów także poleceniem z art. 11 ust. 2 i ewentualną decyzją z art. 11 ust. 1 pkt 7a.

4. Ryzyka praktyczne i co robić

Główne ryzyko trybu zdalnego to utrata kontroli nad tym, co trafia do akt. Przy wizycie inspektora widać, które dokumenty zostały skopiowane. Przy przesyłaniu plików łatwo wysłać więcej, niż obejmuje upoważnienie — a art. 23 ust. 1 pkt 8 pozwala inspektorowi wykonywać kopie dokumentów w postaci elektronicznej i żądać ich od podmiotu kontrolowanego.

Praktyczna reguła: każdy plik przekazywany inspektorowi powinien być odnotowany w wewnętrznym rejestrze przekazań, z datą, nazwą pliku i podstawą żądania. Ten rejestr jest później podstawą zastrzeżeń do protokołu kontroli, do których podmiot kontrolowany ma prawo na podstawie art. 31 ust. 10 ustawy o PIP.