Protokół kontroli PIP — podpisywanie, zastrzeżenia i terminy

Protokół to dokument, na którym oprze się każda późniejsza decyzja, wystąpienie i wniosek o ukaranie. Moment jego przedstawienia jest ostatnim, w którym można wpłynąć na ustalenia stanu faktycznego niskim kosztem. Wyjaśniamy, jak z tego skorzystać.

1. Postać protokołu po nowelizacji

Zgodnie ze zmienionym art. 31 ust. 1 ustawy o PIP ustalenia kontroli są dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Inspektor przekazuje protokół podmiotowi kontrolowanemu, a protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (art. 31 ust. 9).

Nowelizacja doprecyzowała też, że notatkę urzędową sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 31 ust. 10a). Notatka dokumentuje kontrolę, w toku której nie stwierdzono naruszeń albo która nie zakończyła się protokołem.

2. Co protokół musi zawierać

Elementy protokołu wylicza art. 31 ust. 2 ustawy o PIP. Nowelizacja zmieniła pkt 1 — oznaczenie podmiotu kontrolowanego obejmuje nazwę i adres oraz numer REGON lub NIP, a w przypadku osób fizycznych numer PESEL; przy pracodawcy z siedzibą poza Polską — numer identyfikacyjny uzyskany w państwie siedziby dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych.

Dodano także pkt 7a: protokół zawiera informacje uzyskane w trybie art. 23a ustawy o PIP, czyli wyjaśnienia lub zeznania osób wezwanych przez okręgowego inspektora pracy właściwego dla ich miejsca zamieszkania lub pobytu. Jest to element, który warto sprawdzić w pierwszej kolejności — dotyczy dowodów zebranych poza wiedzą kontrolowanego.

3. Zastrzeżenia — 7 dni i forma pisemna

Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od dnia jego przedstawienia (art. 31 ust. 10 ustawy o PIP).

Słowo „umotywowanych” ma znaczenie. Zastrzeżenie skuteczne to takie, które wskazuje konkretne ustalenie, przeciwstawia mu dowód i formułuje wniosek. Zdanie „nie zgadzamy się z protokołem” nie spełnia tego wymogu i nie wywoła obowiązku ponownego zbadania sprawy.

4. Odmowa podpisania protokołu

Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje wydania decyzji i wniesienia środków prawnych. Osoba, która odmówiła podpisania, ma prawo złożenia — w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu — pisemnego wyjaśnienia przyczyn odmowy (art. 31 ust. 11 ustawy o PIP).

Praktycznie odmowa podpisania rzadko cokolwiek daje, jeżeli nie towarzyszy jej pisemne wyjaśnienie i wcześniejsze zastrzeżenia. Skuteczniejsza jest kolejność odwrotna: najpierw umotywowane zastrzeżenia w terminie 7 dni, potem podpis z adnotacją, że zastrzeżenia zostały złożone.