Contrôle à distance de la PIP — les obligations de l'employeur étape par étape

À partir du 8 juillet 2026, l'inspecteur du travail peut mener l'intégralité du contrôle ou certains actes à distance — par l'intermédiaire de moyens de communication électronique ou d'un opérateur postal. L'accord de l'employeur n'est pas une condition de cette forme de contrôle. La forme à distance modifie la manière d'accomplir les actes, mais ne réduit pas l'étendue des obligations : il faut toujours mettre les documents à disposition, fournir les informations, permettre l'entretien avec les salariés et exécuter les mesures post-contrôle. Nous décrivons ci-dessous ce que l'employeur doit faire à chaque étape du contrôle à distance — avec le fondement juridique, des cas tirés de la pratique et une liste de contrôle. Nous traitons séparément le point de friction le plus fréquent dans les entreprises employant des étrangers : la documentation de la légalité de l'emploi des étrangers.

1. En quoi consiste le contrôle à distance après le 8 juillet 2026

La modification repose sur la loi du 11 mars 2026 modifiant la loi sur l'Inspection nationale du travail ainsi que certaines autres lois (Dz.U. 2026 poz. 473), publiée le 7 avril 2026 et applicable en principe à partir du 8 juillet 2026. La réforme permet de mener le contrôle ou certains de ses actes par l'intermédiaire d'un opérateur postal ou de moyens de communication électronique, si cela ne s'oppose pas à l'objectif du contrôle, si la nature de l'activité de l'entité contrôlée le permet ou si cela plaide en faveur d'une rationalisation du contrôle. L'inspecteur peut, dans des cas justifiés, exiger une transmission en ligne permettant le contrôle des documents, l'audition de la partie et l'interrogatoire — avec une transmission bidirectionnelle de l'image ou de l'image et du son en temps réel. Le procès-verbal de contrôle peut être établi sous forme électronique.

2. Vérifiez l'inspecteur avant d'envoyer quoi que ce soit

Le contrôle est effectué après présentation de la carte de service attestant l'identité et les prérogatives de l'inspecteur, et le contrôle d'un entrepreneur — après présentation de la carte de service et de l'autorisation de le mener (art. 24 ust. 2 i 3 de la loi sur la PIP). L'autorisation comporte notamment le fondement juridique, l'objet du contrôle, la désignation de l'entité, les dates de début et de fin prévue ainsi que l'information sur les droits et obligations de l'entité contrôlée (art. 24 ust. 4). En cas de contrôle urgent, l'autorisation peut être remise ultérieurement, au plus tard dans un délai de 7 jours à compter du jour de son engagement (art. 24 ust. 5).

Lors des actes à distance, la vérification de l'identité revêt une importance particulière, car la documentation du personnel est transmise par un canal électronique. N'envoyez pas les dossiers du personnel à une adresse que vous ne pouvez pas rattacher à une inspection régionale du travail, et n'utilisez pas de lien de visioconférence non vérifié. En cas de doute, confirmez le contact auprès de l'inspection régionale du travail compétente pour le siège de l'entreprise.

3. Désignez une personne de contact

Le coordinateur du contrôle du côté de l'employeur devrait recevoir les convocations et les demandes de l'inspecteur, transmettre les documents et en tenir le registre, organiser le contact avec les ressources humaines, la comptabilité et le service de sécurité au travail (BHP), permettre les entretiens avec les salariés et les prestataires, et expliquer où se trouvent les différentes informations.

Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un membre du conseil d'administration. Ce devrait être une personne connaissant l'organisation de l'entreprise et disposant d'un accès réel à la documentation. Il convient de désigner d'emblée un suppléant en cas d'absence — la loi exige que les informations soient fournies dans les délais (art. 27 de la loi sur la PIP), et le congé du coordinateur ne justifie pas un retard.

4. Mettez la documentation à disposition sous forme électronique

L'inspecteur a le droit d'exiger la présentation des dossiers du personnel et de tous les documents liés à l'exécution du travail par les salariés ou les personnes fournissant un travail sur un fondement autre que la relation de travail (art. 23 ust. 1 pkt 5 de la loi sur la PIP), ainsi que des informations et documents relatifs au détachement des travailleurs et des conducteurs (art. 23 ust. 1 pkt 5a–5c). Selon l'étendue du contrôle, il s'agira en particulier de :

• contrats de travail, contrats de mandat et contrats de prestation de services,
• registres du temps de travail, plannings et horaires,
• livres de paie et confirmations de versement des rémunérations, y compris du taux horaire minimum,
• documentation relative aux congés,
• certificats médicaux et attestations de formations en sécurité au travail (BHP),
• évaluation des risques professionnels et documentation des accidents,
• documents relatifs à la légalité de l'emploi des étrangers — titre de séjour, permis de travail, permis unique ou déclaration de confiage de l'exécution d'un travail,
• documents relatifs au détachement des travailleurs et des conducteurs.

Le matériel doit être complet, lisible et décrit de manière à ce que l'on sache ce qu'il concerne et pour quelle période.

5. Assurez les conditions de la transmission en ligne

Si l'inspecteur exige une transmission en ligne, l'employeur doit assurer :

• un appareil doté d'une caméra et d'un microphone en état de marche, si l'image ou l'image et le son sont requis,
• une connexion stable,
• la possibilité de partager l'écran ou les documents,
• la disponibilité d'une personne représentant l'employeur,
• la possibilité de faire participer une personne des ressources humaines, un comptable ou un spécialiste de la sécurité au travail (BHP),
• des conditions permettant un entretien libre, sans la participation de personnes non autorisées.

Tous les actes ne peuvent toutefois pas être accomplis à distance. L'inspection d'une machine, d'un poste de travail, d'une voie d'évacuation ou de la manière réelle d'exécuter le travail peut exiger la présence de l'inspecteur dans l'établissement.

6. Fournissez des explications et n'entravez pas les entretiens avec les salariés

L'inspecteur peut exiger des informations écrites et orales dans les matières couvertes par le contrôle et convoquer et interroger non seulement les salariés actuels, mais aussi les personnes qui ont été employées ou ont exécuté un travail au profit de l'entité contrôlée sur un fondement autre que la relation de travail — y compris les personnes exerçant une activité économique pour leur propre compte et recourant aux services d'agences d'emploi (art. 23 ust. 1 pkt 3 de la loi sur la PIP).

L'employeur devrait répondre aux questions relevant du contrôle, indiquer les personnes compétentes pour éclaircir les faits et permettre le contact avec les salariés. Il est interdit d'influer sur la teneur des déclarations ou d'organiser les entretiens de manière à pouvoir les écouter.

7. Veillez à la sécurité des données

Les actes à distance doivent se dérouler dans le respect d'un niveau approprié de sécurité des systèmes informatiques — confidentialité, disponibilité et intégrité de la transmission des données. Du côté de l'employeur, cela signifie :

• un canal de communication convenu et sécurisé,
• la limitation de l'accès aux documents aux personnes autorisées,
• l'interdiction d'envoyer les dossiers du personnel à des adresses privées ou aléatoires,
• la protection des fichiers contre toute modification non autorisée,
• un registre de ce qui a été transmis et à quelle date,
• la transmission de fichiers précis plutôt que de dossiers entiers,
• le contrôle de qui suit la transmission du côté de l'entreprise.

La protection des données personnelles ne constitue pas un motif de refus de transmettre les documents couverts par le contrôle — le traitement à la demande de l'inspecteur exécute une obligation légale du responsable du traitement (art. 6 ust. 1 lit. c RGPD), et le choix des mesures de sécurité de la transmission découle de l'art. 32 RGPD. La réaction appropriée consiste à convenir d'un mode sécurisé de mise à disposition des documents, et non à refuser.

8. Assurez les conditions et les moyens nécessaires au bon déroulement du contrôle

L'entité contrôlée est tenue d'assurer à l'inspecteur les conditions et les moyens indispensables au bon déroulement du contrôle, en particulier de présenter sans délai les documents et matériaux demandés, d'assurer la fourniture des informations dans les délais, de mettre à disposition les dispositifs techniques et — dans la mesure du possible — un local séparé doté d'un équipement approprié (art. 27 de la loi sur la PIP). Lors d'un contrôle à distance, cette obligation englobe le matériel, l'outil de visioconférence, la possibilité de réaliser des copies lisibles ainsi que l'accès aux données dans la mesure nécessaire au contrôle.

9. Tenez un registre des documents transmis et signalez le secret d'affaires

L'inspecteur peut réaliser, pour les besoins du contrôle, les copies ou extraits de documents nécessaires, ainsi que les relevés et calculs établis sur leur base, et en exiger au besoin la remise par l'entité contrôlée (art. 23 ust. 1 pkt 8 de la loi sur la PIP). Conservez donc la version de chaque document transmis, la date de transmission et la personne qui l'a transmis, l'étendue des données, les explications relatives aux fichiers ainsi que la confirmation de réception. Cela a de l'importance en cas d'envois échelonnés et de versions successives des relevés — également sur le plan probatoire, lors de réserves ultérieures au procès-verbal.

À la demande de l'entité contrôlée, le procès-verbal comporte une mention des informations couvertes par le secret d'affaires (art. 31 ust. 2 pkt 14 de la loi sur la PIP). Indiquez concrètement quelles informations sont protégées et pourquoi — marquer l'ensemble d'un fichier comme « confidentiel » est parfois insuffisant. Le secret d'affaires ne justifie pas le refus de transmettre un document lié au contrôle.

10. Procès-verbal, réserves et mesures post-contrôle

L'inspecteur consigne les constatations du contrôle dans un procès-verbal (art. 31 ust. 1 de la loi sur la PIP) ; à partir du 8 juillet 2026, celui-ci peut revêtir une forme électronique. Le procès-verbal contient notamment la description des violations du droit constatées, la teneur des décisions orales et des injonctions, l'énumération des annexes ainsi qu'une mention de la formulation ou de l'absence de réserves (art. 31 ust. 2). Avant de signer le procès-verbal :

• comparez la description de la situation de fait avec la documentation transmise,
• vérifiez les données, les dates et la désignation des jours durant lesquels le contrôle a été mené,
• signalez les erreurs et les omissions,
• formulez des réserves motivées à l'égard des constatations — par écrit, dans un délai de 7 jours à compter du jour de la présentation du procès-verbal (art. 31 ust. 4 i 5 de la loi sur la PIP).

Après le contrôle, l'employeur peut recevoir une décision, une injonction ou une recommandation (wystąpienie). Les mesures post-contrôle sont exécutées dans les délais qui en découlent, et l'organe compétent de l'Inspection nationale du travail est informé des modalités de leur exécution — également sous forme électronique.

11. Ce que l'employeur ne devrait pas faire

• ignorer les messages et convocations de l'inspecteur,
• retarder délibérément la transmission des documents,
• envoyer des fichiers illisibles ou incomplets,
• supprimer ou modifier des données dans la documentation,
• inciter les salariés à donner certaines réponses ou entraver les entretiens,
• se retrancher derrière la protection des données personnelles afin de bloquer le contrôle,
• transmettre des documents par un canal dont la sécurité n'a pas été vérifiée,
• mettre à disposition une étendue de données plus large que nécessaire,
• supposer que le contrôle à distance exclut une visite ultérieure dans l'établissement.

Faire échec aux actes de contrôle ou les entraver engage la responsabilité — contraventionnelle sur le fondement du Code du travail et pénale lorsqu'il est fait échec à un acte de service d'une personne habilitée au contrôle dans le domaine de l'inspection du travail, ou que cet acte est entravé (art. 225 § 2 du Code pénal). Dans le même temps, l'employeur est en droit d'attendre que les demandes de l'inspecteur restent en lien avec l'objet du contrôle.

12. Liste de contrôle avant un contrôle à distance

1. Vérifiez la carte de service et l'autorisation de l'inspecteur.
2. Convenez d'un canal de communication sécurisé.
3. Désignez un coordinateur et son suppléant.
4. Protégez la documentation contre toute modification et suppression.
5. Préparez les documents dans des formats lisibles.
6. Vérifiez l'exhaustivité des données pour la période demandée.
7. Préparez une légende des abréviations et des rapports du système.
8. Assurez la disponibilité des personnes compétentes — ressources humaines, comptabilité, sécurité au travail (BHP).
9. Vérifiez la cohérence des documents de séjour et des fondements du travail des étrangers avec les conditions réelles d'emploi.
10. Séparez les données couvertes par le contrôle des autres données de l'entreprise.
11. Conservez les confirmations de transmission des fichiers.
12. Après le contrôle, analysez le procès-verbal et les délais des mesures post-contrôle.