Дистанционная проверка Инспекции труда (PIP) — обязанности работодателя шаг за шагом

С 8 июля 2026 г. инспектор труда может провести всю проверку либо отдельные действия дистанционно — посредством средств электронной связи или почтового оператора. Согласие работодателя не является условием такой формы проверки. Дистанционная форма меняет способ выполнения действий, но не уменьшает объём обязанностей: по-прежнему нужно предоставить документы, дать информацию, обеспечить возможность беседы с работниками и выполнить меры по итогам проверки. Ниже мы описываем, что работодатель обязан сделать на каждом этапе дистанционной проверки — с правовым основанием, случаями из практики и контрольным списком. Отдельно разбираем самую частую болевую точку в компаниях, нанимающих иностранцев: документацию легальности трудоустройства иностранцев.

1. В чём состоит дистанционная проверка после 8 июля 2026 г.

Основанием изменения является закон от 11 марта 2026 г. о внесении изменений в закон о Государственной инспекции труда и некоторые другие законы (Dz.U. 2026 poz. 473), опубликованный 7 апреля 2026 г. и действующий по общему правилу с 8 июля 2026 г. Поправка допускает проведение проверки или её отдельных действий посредством почтового оператора либо средств электронной связи, если это не противоречит цели проверки, позволяет характер деятельности проверяемого субъекта или за это говорит повышение эффективности проверки. Инспектор может в обоснованных случаях требовать онлайн-трансляции, позволяющей проверить документы, заслушать сторону и провести допрос — при двустороннней передаче изображения либо изображения и звука в реальном времени. Протокол проверки может быть составлен в электронной форме.

2. Проверьте инспектора, прежде чем что-либо отправлять

Проверка проводится после предъявления служебного удостоверения, подтверждающего личность и полномочия инспектора, а проверка предпринимателя — после предъявления удостоверения и поручения на её проведение (art. 24 ust. 2 i 3 закона о PIP). Поручение содержит, в частности, правовое основание, предметный объём проверки, обозначение субъекта, даты начала и предполагаемого окончания, а также разъяснение прав и обязанностей проверяемого (art. 24 ust. 4). При срочной проверке поручение может быть вручено позднее, но не позднее чем в срок 7 дней со дня её начала (art. 24 ust. 5).

При дистанционных действиях проверка личности имеет особое значение, поскольку кадровая документация попадает в электронный канал. Не пересылайте личные дела на адрес, который вы не можете отнести к окружной инспекции труда, и не пользуйтесь непроверенной ссылкой на видеоконференцию. При сомнениях подтвердите контакт в окружной инспекции труда по месту нахождения фирмы.

3. Назначьте контактное лицо

Координатор проверки со стороны работодателя должен принимать вызовы и требования инспектора, передавать документы и вести их реестр, организовывать контакт с кадровой службой, бухгалтерией и службой охраны труда, обеспечивать возможность бесед с работниками и исполнителями по договорам, а также пояснять, где находится та или иная информация.

Это не обязательно должен быть член правления. Это должно быть лицо, знающее организацию фирмы и имеющее реальный доступ к документации. Стоит сразу указать заместителя на время отсутствия — закон требует своевременного предоставления информации (art. 27 закона о PIP), а отпуск координатора не является оправданием задержки.

4. Предоставьте документацию в электронной форме

Инспектор вправе требовать представления личных дел и любых документов, связанных с выполнением работы работниками или лицами, выполняющими работу на ином основании, чем трудовые отношения (art. 23 ust. 1 pkt 5 закона о PIP), а также информации и документов, касающихся командирования работников и водителей (art. 23 ust. 1 pkt 5a–5c). В зависимости от объёма проверки это будут, в частности:

• трудовые договоры, договоры поручения и договоры оказания услуг,
• учёт рабочего времени, графики и расписания,
• платёжные ведомости и подтверждения выплаты вознаграждения, в том числе минимальной почасовой ставки,
• отпускная документация,
• медицинские заключения и подтверждения обучения по охране труда,
• оценка профессионального риска и документация по несчастным случаям,
• документы, касающиеся легальности трудоустройства иностранцев — основание пребывания, разрешение на работу, единое разрешение либо заявление о поручении выполнения работы,
• документы, касающиеся командирования работников и водителей.

Материал должен быть полным, читаемым и описанным так, чтобы было понятно, чего и какого периода он касается.

5. Обеспечьте условия для онлайн-трансляции

Если инспектор потребует онлайн-трансляции, со стороны работодателя нужно обеспечить:

• устройство с работающей камерой и микрофоном, если требуется изображение либо изображение и звук,
• стабильное соединение,
• возможность демонстрации экрана или документов,
• доступность лица, представляющего работодателя,
• возможность подключения кадрового работника, бухгалтера или специалиста по охране труда,
• условия, позволяющие свободно беседовать без участия неуполномоченных лиц.

Однако не всякое действие можно выполнить дистанционно. Осмотр машины, рабочего места, эвакуационного пути или фактического способа выполнения работы может требовать присутствия инспектора на предприятии.

6. Давайте пояснения и не препятствуйте беседам с работниками

Инспектор может требовать письменной и устной информации по вопросам, охваченным проверкой, а также вызывать и допрашивать не только нынешних работников, но и лиц, которые были трудоустроены либо выполняли работу в пользу проверяемого субъекта на ином основании, чем трудовые отношения — в том числе лиц, ведущих предпринимательскую деятельность за собственный счёт и пользующихся услугами агентств занятости (art. 23 ust. 1 pkt 3 закона о PIP).

Работодатель должен отвечать на вопросы в рамках проверки, указывать лиц, компетентных пояснить факты, и обеспечить контакт с работниками. Нельзя влиять на содержание высказываний либо организовывать беседы так, чтобы их можно было подслушивать.

7. Позаботьтесь о безопасности данных

Дистанционные действия должны проходить с соблюдением надлежащего уровня безопасности информационно-телекоммуникационных систем — конфиденциальности, доступности и целостности передачи данных. Со стороны работодателя это означает:

• согласованный, безопасный канал связи,
• ограничение доступа к документам кругом уполномоченных лиц,
• запрет отправки личных дел на частные и случайные адреса,
• защиту файлов от несанкционированного изменения,
• реестр того, что и когда было передано,
• передачу конкретных файлов вместо целых папок,
• контроль того, кто наблюдает трансляцию со стороны фирмы.

Защита персональных данных не является основанием для отказа передать документы, охваченные проверкой, — обработка по требованию инспектора реализует правовую обязанность контролёра данных (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), а подбор средств защиты передачи вытекает из art. 32 RODO. Правильной реакцией является согласование безопасного способа предоставления документов, а не отказ.

8. Обеспечьте условия и средства для эффективного проведения проверки

Проверяемый субъект обязан обеспечить инспектору условия и средства, необходимые для эффективного проведения проверки, в частности незамедлительно представить требуемые документы и материалы, обеспечить своевременное предоставление информации, предоставить технические устройства, а также — по мере возможности — отдельное помещение с соответствующим оснащением (art. 27 закона о PIP). При дистанционной проверке эта обязанность охватывает оборудование, инструмент для видеоконференции, возможность изготовления читаемых копий, а также доступ к данным в объёме, необходимом для проверки.

9. Ведите реестр переданных материалов и обозначьте коммерческую тайну

Инспектор может изготавливать необходимые для целей проверки копии или выписки из документов, а также сводки и расчёты, составляемые на их основе, и при необходимости требовать их от проверяемого субъекта (art. 23 ust. 1 pkt 8 закона о PIP). Поэтому сохраняйте версию каждого переданного документа, дату передачи и передавшее лицо, объём данных, пояснения к файлам, а также подтверждение получения. Это имеет значение при поэтапных отправках и последующих версиях сводок — в том числе доказательственное, при последующих возражениях к протоколу проверки.

По заявлению проверяемого субъекта протокол содержит отметку об информации, составляющей коммерческую тайну (art. 31 ust. 2 pkt 14 закона о PIP). Укажите конкретно, какая информация и почему подлежит охране — обозначение всего файла как «конфиденциальный» бывает недостаточным. Коммерческая тайна не оправдывает отказа передать документ, связанный с проверкой.

10. Протокол проверки, возражения и меры по итогам проверки

Результаты проверки инспектор фиксирует в протоколе проверки (art. 31 ust. 1 закона о PIP); с 8 июля 2026 г. он может иметь электронную форму. Протокол содержит, в частности, описание установленных нарушений права, содержание устных решений и предписаний, перечень приложений, а также отметку о подаче или неподаче возражений (art. 31 ust. 2). Перед подписанием протокола:

• сравните описание фактических обстоятельств с переданной документацией,
• проверьте данные, даты и обозначение дней, в которые проводилась проверка,
• укажите ошибки и упущения,
• заявите мотивированные возражения к выводам — в письменной форме, в срок 7 дней со дня представления протокола (art. 31 ust. 4 i 5 закона о PIP).

После проверки работодатель может получить решение, предписание либо представление. Меры по итогам проверки исполняются в вытекающие из них сроки, а о способе их реализации уведомляется компетентный орган Государственной инспекции труда — в том числе в электронной форме.

11. Чего работодателю делать не следует

• игнорировать сообщения и вызовы инспектора,
• намеренно затягивать передачу документов,
• присылать нечитаемые или неполные файлы,
• удалять или изменять данные в документации,
• склонять работников к определённым ответам либо препятствовать беседам,
• прикрываться защитой персональных данных с целью блокирования проверки,
• передавать документы по каналу с непроверенной безопасностью,
• предоставлять более широкий объём данных, чем это необходимо,
• считать, что дистанционная проверка исключает последующий визит на предприятие.

Срыв или воспрепятствование контрольным действиям влечёт ответственность — за административное правонарушение на основании Трудового кодекса, а также уголовную, когда происходит срыв либо воспрепятствование служебному действию лица, уполномоченного на проверку в сфере инспекции труда (art. 225 § 2 Уголовного кодекса). Одновременно работодатель вправе ожидать, что требования инспектора останутся связанными с предметом проверки.

12. Контрольный список перед дистанционной проверкой

1. Проверьте служебное удостоверение и поручение инспектора.
2. Согласуйте безопасный канал связи.
3. Назначьте координатора и его заместителя.
4. Защитите документацию от изменения и удаления.
5. Подготовьте документы в форматах, пригодных для прочтения.
6. Проверьте полноту данных за требуемый период.
7. Подготовьте легенду к сокращениям и системным отчётам.
8. Обеспечьте доступность нужных лиц — кадры, бухгалтерия, охрана труда.
9. Проверьте соответствие документов о пребывании и оснований для работы иностранцев фактическим условиям трудоустройства.
10. Отделите данные, охваченные проверкой, от остальных данных фирмы.
11. Сохраняйте подтверждения передачи файлов.
12. После проверки проанализируйте протокол проверки и сроки мер по итогам проверки.