Позапланова перевірка PIP — права та обов’язки роботодавця у 2026 році

Інспектор Державної інспекції праці (PIP) може з’явитися у фірмі з дня на день — без попередження і в будь-який час. Для роботодавця це означає одне: готовність до перевірки має бути постійною, а не створюватися лише тоді, коли інспектор уже стоїть у дверях. Нижче ми пояснюємо, на якій правовій підставі відбувається позапланова перевірка, що змінилося з 8 липня 2026 року та як перевірка проходить крок за кроком — від входу інспектора, через протокол, до правових засобів, оскаржень і покарань. Окремо розглядаємо найчастішу проблемну точку у фірмах, що наймають іноземців: легальність працевлаштування іноземців і документи перебування, зокрема карту побиту.

1. Позапланова перевірка — правова підстава

Право на перевірку без попередження випливає безпосередньо із Закону про Державну інспекцію праці. Згідно зі ст. 24 п. 1 цього Закону інспектор праці має право проводити перевірки дотримання трудового права — зокрема стану безпеки та гігієни праці, приписів щодо легальності працевлаштування та виплати винагороди у розмірі не менше мінімальної погодинної ставки — без попередження і в будь-яку пору дня і ночі. На практиці перевірка відбувається у робочі години підприємства, але може охоплювати також змінну роботу і нічний час.

Перевірка розпочинається після пред’явлення службового посвідчення, що підтверджує особу та повноваження інспектора (ст. 24 п. 2). У підприємця інспектор діє на підставі іменного уповноваження; однак Закон дозволяє розпочати перевірку вже після пред’явлення самого посвідчення, а уповноваження вручити пізніше — тому відсутність уповноваження «на вході» сама собою не є підставою не впустити інспектора.

2. Що змінилося з 8 липня 2026 року

З 8 липня 2026 року діє зміна до Закону про PIP (закон від 11 березня 2026 р. про зміну Закону про Державну інспекцію праці та деяких інших законів, Dz.U. 2026 поз. 473). Це найширша за багато років зміна повноважень інспекції. Ключові пункти:

• Ширше коло перевірюваних. Змінена ст. 13 Закону про PIP поширює перевірку — у сфері БГП, легальності працевлаштування та укладення цивільно-правових договорів в умовах, за яких згідно зі ст. 22 § 1 Кодексу праці мав бути укладений трудовий договір — також на підприємців, які не є роботодавцями, та інші суб’єкти, на користь яких виконувалася робота (у тому числі в моделі B2B) протягом року, що передував дню початку перевірки. Розірвання договорів безпосередньо перед перевіркою вже не захищає від її проведення.
• Рішення про встановлення існування трудових відносин. Інспектор може винести рішення, що перетворює цивільно-правовий договір (або B2B) на трудовий договір, коли робота виконується в умовах ст. 22 § 1 Кодексу праці. Рішення викликає наслідки у сфері трудового, податкового права та соціального страхування.
• Дистанційна перевірка та електронні протоколи. Контрольні дії можуть проводитися також через поштового оператора або засоби електронного зв’язку, якщо цьому не суперечать мета перевірки та характер діяльності; протокол можна скласти в електронній формі.
• Вищі покарання. Підвищено верхні межі штрафів за правопорушення проти прав працівника (докладніше у розділі 9).

3. Повноваження інспектора під час перевірки

Обсяг повноважень інспектора широкий і охоплює як документи, так і дії на території підприємства. На практиці інспектор може, зокрема:

• входити на територію та до об’єктів і приміщень перевірюваного суб’єкта,
• вимагати пред’явлення документів щодо працевлаштування, оплати праці, робочого часу, БГП та легальності працевлаштування (у тому числі іноземців),
• опитувати та отримувати пояснення — також від працівників і осіб, які фактично виконують роботу,
• проводити огляд робочих місць, машин та обладнання,
• робити копії, витяги та зведення, а також забезпечувати докази,
• після перевірки застосовувати правові засоби: приписи, звернення, розпорядження, а в обґрунтованих випадках направляти клопотання про покарання або повідомлення до інших органів.

Висновки перевірки можуть вилитися не лише у «протокол», а й у рішення у сфері БГП (аж до зупинення робіт включно), штрафи у справах про правопорушення та матеріал для подальших проваджень.

4. Легальність працевлаштування іноземців — що перевіряє інспектор

Легальність працевлаштування іноземців — одна з головних сфер перевірки PIP, яка часто проводиться у співпраці з Прикордонною службою. З 1 червня 2025 року доручення роботи іноземцям регулює закон від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям (Dz.U. 2025 поз. 621). Інспектор перевіряє два окремі рівні легальності — перебування та роботу:

• підстава перебування — дійсна карта побиту, національна віза чи інший документ, що дає право на перебування, або статус, що легалізує перебування на час розгляду заяви;
• підстава для виконання роботи — дозвіл на роботу, єдиний дозвіл на перебування і роботу або заява про доручення роботи, внесена до реєстру;
• відповідність фактичних умов праці (посада, оплата, робочий час) змісту дозволу або заяви.

5. Чи можна відмовити інспектору у вході

Як правило, роботодавець не може відмовити інспектору у вході — право входу та проведення перевірки випливає із Закону про PIP. Відмова, перешкоджання чи зрив перевірки тягне відповідальність (розділ 9). Натомість допустимі дії, що впорядковують перебіг перевірки, за умови, що вони не мають обструкційного характеру:

• перевірка особи інспектора (службове посвідчення) — у разі сумнівів її можна підтвердити в окружній інспекції праці,
• призначення особи для контакту та місця для роботи інспектора,
• підготовка документів у розумний строк із дотриманням правил захисту даних (GDPR), причому це не може унеможливлювати реалізацію контрольних повноважень.

Окреме питання — обсяг конкретної вимоги. Якщо вона стосується інформації, не пов’язаної із працевлаштуванням, БГП чи легальністю роботи, можна попросити вказати правову підставу та мету; оцінка «зв’язку» з перевіркою, однак, залежить від обставин і вимагає обережності.

6. Як підготувати фірму до позапланової перевірки

Добра підготовка скорочує час перевірки та обмежує ризик випадкових процедурних порушень. На практиці добре працюють чотири елементи:

• Процедура «першого контакту» — хто перевіряє інспектора, куди його спрямовує, хто супроводжує під час огляду і хто відповідає за комунікацію.
• Мапа документів — де знаходяться: облік робочого часу, платіжні відомості, договори, навчання та обстеження з БГП, а також документація легальності працевлаштування іноземців (карти побиту, дозволи/заяви, реєстрації).
• Навчання керівного персоналу — як надавати пояснення, чого не декларувати «нашвидкуруч», коли ескалувати до юридичного відділу.
• Правила поводження з даними — правила виготовлення копій і надання документів на підставі мети перевірки.

7. Протокол перевірки та зауваження

Висновки перевірки інспектор документує у протоколі, складеному письмово — у паперовій чи електронній формі (ст. 31 Закону про PIP). Ключове повноваження роботодавця — право на зауваження:

• перед підписанням протоколу перевірюваний суб’єкт має право заявити вмотивовані зауваження до висновків,
• зауваження подаються письмово протягом 7 днів з дня пред’явлення протоколу,
• інспектор зобов’язаний їх розглянути, а в разі визнання обґрунтованими — змінити або доповнити протокол.

8. Після перевірки — правові засоби та оскарження

За результатами перевірки інспектор може застосувати, зокрема, приписи (рішення) у справах БГП, рішення про виплату винагороди, звернення та розпорядження, а з 8 липня 2026 р. — також рішення про встановлення існування трудових відносин (ст. 11 і ст. 33 Закону про PIP).

На рішення, видані письмово (ст. 11 п. 1 пп. 1–7 та ст. 11a), можна подати оскарження до окружного інспектора праці, компетентного за місцем контрольних дій; оскарження подається протягом 7 днів з дня вручення рішення (ст. 34 п. 5 Закону про PIP). При оскарженні рішення у сфері БГП (ст. 11 п. 1 пп. 2–4) окружний інспектор праці може зупинити виконання рішення до розгляду оскарження, якщо вжиті заходи усувають безпосередню загрозу життю чи здоров’ю (ст. 34 п. 6). На остаточне адміністративне рішення можна подати скаргу до воєводського адміністративного суду.

9. Покарання за перешкоджання та порушення

Перешкоджання перевірці та порушення прав працівника караються санкціями на двох рівнях:

• Правопорушення (Кодекс праці). Хто перешкоджає діяльності органу PIP — напр. унеможливлює проведення огляду підприємства або не надає інформації, необхідної для виконання його завдань — підлягає покаранню штрафом (ст. 283 § 2 Кодексу праці). З 8 липня 2026 р. верхні межі штрафів за правопорушення проти прав працівника підвищено; для частини правопорушень діапазон зріс до 60 000 злотих, а в особливих випадках рецидиву може сягати навіть 90 000 злотих.
• Злочин (Кримінальний кодекс). Хто зриває або перешкоджає виконанню службової дії особою, уповноваженою на контроль у сфері інспекції праці (або особою, залученою нею на допомогу), підлягає покаранню позбавленням волі на строк до 3 років (ст. 225 § 2 Кримінального кодексу).

До цього додаються окремі санкції за нелегальне працевлаштування та нелегальне доручення роботи іноземцю, передбачені у приписах про працевлаштування іноземців.

10. Оцінка ризику та рекомендація

Найбільший ризик виникає там, де перевірка є спірною (скарга працівника, нещасний випадок, звинувачення у нелегальному працевлаштуванні) і де документація не впорядкована. Після змін від 8 липня 2026 р. дві сфери вимагають особливої уваги: модель співпраці B2B/цивільно-правових договорів (ризик перетворення на трудові відносини) та легальність працевлаштування іноземців (узгодженість карти побиту, дозволу/заяви та фактичних умов праці).

Рекомендуємо: упорядкувати особові справи та облік робочого часу, перевірити підстави перебування та підстави роботи іноземців, підготувати внутрішню процедуру перевірки та — у разі спору — скористатися строком на зауваження до протоколу (7 днів) і оскарженням (7 днів з дня вручення рішення). У спірних справах варто проконсультуватися з юристом, перш ніж ці строки спливуть.