Opłata skarbowa w sprawach cudzoziemców — stawki, pełnomocnictwo i zwolnienia

Opłata skarbowa to najczęstszy powód, dla którego wniosek cudzoziemca leży w urzędzie bez biegu. Nie dlatego, że jest wysoka — dlatego, że łatwo zapłacić nie tę kwotę, nie na to konto albo zapomnieć o osobnych 17 zł za pełnomocnictwo. Zebraliśmy w jednym miejscu aktualne stawki w sprawach pobytowych, zasady opłaty za pełnomocnictwo, listę zwolnień, które naprawdę działają, i to, co urząd zrobi, gdy opłaty zabraknie.

1. Za co cudzoziemiec płaci opłatę skarbową i kiedy powstaje obowiązek

Opłata skarbowa należy się za załatwienie indywidualnej sprawy urzędowej — za czynność urzędową, wydanie zaświadczenia albo wydanie zezwolenia lub pozwolenia — oraz osobno za złożenie dokumentu pełnomocnictwa. Reguluje to ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1395).

Kluczowa jest chwila powstania obowiązku. Nie powstaje on wtedy, gdy urząd wydaje decyzję, tylko w chwili złożenia wniosku — a przy pełnomocnictwie w chwili złożenia dokumentu w organie. Dlatego opłatę trzeba mieć gotową przed wizytą w urzędzie albo przed wysłaniem wniosku przez portal, a nie po otrzymaniu wezwania.

2. Stawki w sprawach pobytowych — od 85 zł do 640 zł

Stawki wynikają z załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, więc są identyczne w całej Polsce — w Warszawie, Poznaniu i Rzeszowie zapłacisz tyle samo. Różni się tylko numer rachunku.

• 440 zł — zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (zezwolenie jednolite), a także pobyt czasowy w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE) oraz w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa i mobilności długoterminowej,
• 340 zł — pozostałe zezwolenia na pobyt czasowy, w tym pobyt krótkotrwały uzasadniony wyjątkową sytuacją osobistą,
• 170 zł — pobyt czasowy ze względu na pracę sezonową,
• 85 zł — pobyt krótkotrwały przy obowiązku osobistego stawiennictwa przed organem władzy publicznej albo gdy wymaga tego interes Rzeczypospolitej Polskiej,
• 640 zł — zezwolenie na pobyt stały oraz zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• 406 zł — przedłużenie wizy,
• 220 zł — zmiana zezwolenia na pobyt i pracę przy wnioskach złożonych po 28 stycznia 2022 r. (przy starszych wnioskach 10 zł),
• 27 zł — wpis zaproszenia do ewidencji zaproszeń,
• 17 zł — wydanie zaświadczenia,
• 5 zł za każdą rozpoczętą stronę — duplikat decyzji.

Osobno, już nie jako opłata skarbowa, płaci się za wydanie karty pobytu — 100 zł (50 zł dla małoletniego do 16 lat, ucznia szkoły ponadpodstawowej i studenta). Zawiniona utrata lub zniszczenie karty kosztuje 200 zł, a ponowna — 300 zł.

3. Pełnomocnictwo a opłata skarbowa — 17 zł, ale od czego dokładnie

To jest ta pozycja, o której zapomina się najczęściej. Opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł i jest niezależna od opłaty za samą sprawę.

Płaci się za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (albo jego odpisu, wypisu lub kopii) w konkretnym postępowaniu — nie za udzielenie pełnomocnictwa i nie za podpisanie go u notariusza. Jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone, ale nigdy nie trafiło do akt sprawy, obowiązek zapłaty w ogóle nie powstaje.

Reguły naliczania bywają zaskakujące i warto je znać, zanim przyjdzie wezwanie:

• opłata jest powiązana ze stosunkiem pełnomocnictwa, a nie z kartką papieru — jeden dokument ustanawiający trzech pełnomocników oznacza 3 × 17 zł,
• pełnomocnictwo i pełnomocnictwo substytucyjne (dalsze) to dwa odrębne stosunki — po 17 zł za każde,
• to samo pełnomocnictwo złożone w kilku postępowaniach — nawet przed tym samym organem — jest opłacane osobno dla każdego postępowania,
• przy wniesieniu elektronicznym stawka jest ta sama, zmienia się tylko właściwy organ podatkowy.

Przepisy nie wskazują, która strona ma zapłacić — mocodawca czy pełnomocnik. Jeżeli opłata nie wpłynie, organ podatkowy może żądać jej od każdego z nich na zasadzie odpowiedzialności solidarnej.

4. Kiedy cudzoziemiec nie płaci opłaty skarbowej w ogóle

Ustawa wyłącza spod opłaty skarbowej całe kategorie spraw. Dla cudzoziemców istotne są cztery.

• Pobyt obywateli UE, EFTA i EOG oraz Szwajcarii — a także członków ich rodzin, którzy do nich dołączają lub z nimi przebywają. Obywatel Hiszpanii rejestrujący pobyt w Polsce nie płaci opłaty skarbowej, bo jego sprawa jest wyłączona spod ustawy.
• Ochrona międzynarodowa, azyl, zgoda na pobyt ze względów humanitarnych, pobyt tolerowany i ochrona czasowa — te postępowania są wolne od opłaty skarbowej.
• Sprawy ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego — w tym, jak wyżej, pełnomocnictwa składane w ZUS.
• Sprawy zatrudnienia i wynagrodzeń za pracę oraz sprawy nauki, szkolnictwa i ochrony zdrowia.

Zwolniona podmiotowo jest też osoba, która przedstawi zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

5. Gdzie zapłacić i co urząd uzna za dowód zapłaty

Opłaty skarbowej nie płaci się w urzędzie skarbowym. Wpłaca się ją na konto urzędu miasta lub gminy, na którego terenie znajduje się urząd prowadzący sprawę. Przy wniosku o pobyt czasowy składanym do urzędu wojewódzkiego w Poznaniu opłata idzie więc na konto Urzędu Miasta Poznania, a nie wojewody.

Przy pełnomocnictwie właściwość zależy od formy złożenia:

• pełnomocnictwo papierowe — na konto gminy właściwej dla urzędu, w którym je składasz,
• pełnomocnictwo elektroniczne — na konto gminy właściwej dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy,
• gdy żaden mocodawca nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby w Polsce — na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

Ostatni punkt dotyczy wprost cudzoziemców, którzy składają wniosek, mieszkając jeszcze za granicą.

Dowodem zapłaty może być wydruk z konta potwierdzający operację bankową, skan albo zdjęcie dowodu wpłaty, oryginał dowodu zapłaty lub jego kopia uwierzytelniona. Dowód można złożyć razem z wnioskiem albo dostarczyć później — nie później jednak niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku zapłaty. Składając wniosek przez portal, przygotuj plik z potwierdzeniem przed rozpoczęciem wypełniania — inaczej sesja skończy się niekompletnym wnioskiem.

Szczegółowy opis ogólnych zasad opłaty skarbowej prowadzi rządowy serwis Biznes.gov.pl; niniejsze omówienie przenosi te zasady na realia postępowań pobytowych.

6. Nie zapłaciłeś — co zrobi urząd i co możesz zrobić Ty

Brak opłaty nie powoduje odrzucenia wniosku z dnia na dzień. Tryb wynika z art. 261 Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691).

Organ wyznacza termin na uzupełnienie opłaty — nie krótszy niż 7 i nie dłuższy niż 14 dni. Jeżeli w tym terminie opłata nie wpłynie, podanie podlega zwrotowi albo czynność uzależniona od opłaty zostaje zaniechana. Na postanowienie o zwrocie podania przysługuje zażalenie, a po jego rozpoznaniu organ może wyznaczyć dodatkowy termin.

Osobną ścieżką jest zwrot opłaty. Jeżeli mimo wniesienia opłaty urząd nie dokonał czynności, nie wydał zaświadczenia ani zezwolenia, opłata podlega zwrotowi na wniosek złożony do wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, któremu ją wpłacono (art. 9 ustawy o opłacie skarbowej). Wniosek nie ma urzędowego wzoru. Granica czasowa jest twarda: opłata nie podlega zwrotowi po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym ją zapłacono.

Kiedy to się przydaje w sprawach pobytowych, opisaliśmy osobno — przy wnioskach umorzonych oraz przy przeprowadzce do innego województwa, gdzie urząd potrafi zażądać opłaty po raz drugi.