Kontrola dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza jest w kontroli dowodem podwójnym: potwierdza wykonanie obowiązków, a jej braki działają na niekorzyść kontrolowanego — również przy ocenie charakteru umowy. Poniżej zakres, postać i okresy przechowywania.

1. Obowiązek i jego zakres

Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Szczegółowy zakres i sposób prowadzenia dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369 ze zm.).

Postać elektroniczna jest równorzędna papierowej — dokumentacja prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(8) Kodeksu pracy).

2. Okres przechowywania

Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł — chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Dziesięcioletni okres nie dotyczy wszystkich stosunków pracy — dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. zastosowanie mają przepisy przejściowe ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357 ze zm.).

3. Dokumentacja osób na umowach cywilnoprawnych

Nowelizacja rozszerzyła żądanie inspektora o dokumenty dotyczące osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP). Do zleceniobiorców nie stosuje się rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, ale ich dokumentacja jest przedmiotem kontroli w tym samym trybie.

Minimum to umowa, rachunki, potwierdzenia wypłat oraz potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, wymagane przepisami ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

4. Dlaczego braki są kosztowniejsze niż dawniej

Do 7 lipca 2026 r. braki w dokumentacji były przede wszystkim kwestią odpowiedzialności wykroczeniowej. Od 8 lipca 2026 r. mają skutek materialny: art. 34 ust. 2e ustawy o PIP przewiduje, że jeżeli zgromadzony materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie rodzaju umowy — wskazuje się umowę na czas nieokreślony; miejsca wykonywania pracy — siedzibę pracodawcy; wymiaru czasu pracy — pełny wymiar; wysokości wynagrodzenia — minimalne wynagrodzenie za pracę.

Brak dokumentacji nie prowadzi więc do umorzenia sprawy, lecz do zastosowania domniemań. Ich kierunek jest jednolicie niekorzystny dla podmiotu kontrolowanego.