Kontrola czasu pracy i wynagrodzeń

To najczęstszy przedmiot kontroli i jednocześnie obszar, w którym dowodem jest jeden dokument: ewidencja czasu pracy. Pokazujemy, co inspektor z niej odczytuje i jakie naruszenia z niej wynikają.

1. Ewidencja czasu pracy — punkt wyjścia

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Zakres danych w ewidencji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369 ze zm.).

Podstawą żądania w kontroli jest art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP — akta osobowe i wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej. Ewidencja niekompletna albo prowadzona wyłącznie jako lista obecności nie spełnia wymogu z art. 149 § 1 k.p.

2. Co inspektor sprawdza w ewidencji

Kontrola zwykle idzie w czterech kierunkach naraz: dochowanie norm czasu pracy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy), dobowego i tygodniowego odpoczynku (art. 132 i art. 133 k.p.), rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych wraz z dodatkami (art. 151(1) k.p.) oraz pracy w porze nocnej, niedziele i święta.

Zestawienie ewidencji z listą płac ujawnia najczęstszy typ naruszenia: godziny odnotowane, lecz nierozliczone. Drugi typ to godziny nieodnotowane, wynikające z innych dokumentów — grafików, systemów dostępu, korespondencji.

• przekroczenia norm dobowych i średniotygodniowych,
• brak 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• nadgodziny bez dodatku lub czasu wolnego,
• praca w niedziele i święta bez dnia wolnego w zamian.

3. Wynagrodzenia: terminy, potrącenia, minimalna stawka

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 Kodeksu pracy). Potrąceń z wynagrodzenia dokonuje się wyłącznie na zasadach z art. 87 i nast. k.p.

Odrębnym przedmiotem kontroli jest wypłacanie wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej, wymienione wprost w art. 24 ust. 1 ustawy o PIP. Po nowelizacji art. 13 pkt 5 tej ustawy obejmuje w tym zakresie przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których zlecenie jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane albo usługi były świadczone.

4. Sankcje po 8 lipca 2026 r.

Naruszenia w tym obszarze mieszczą się w art. 282 § 1 Kodeksu pracy — m.in. niewypłacanie w ustalonym terminie wynagrodzenia lub innego świadczenia, bezpodstawne obniżanie ich wysokości, dokonywanie bezpodstawnych potrąceń oraz nieudzielanie urlopu wypoczynkowego. Po nowelizacji zagrożenie wynosi od 2000 zł do 60 000 zł, a w przypadku z art. 282 § 3 k.p. — od 3000 zł do 90 000 zł.

W postępowaniu mandatowym, w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ PIP, można nałożyć grzywnę do 5000 zł (art. 96 § 1a pkt 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia). Nakaz wypłaty wynagrodzenia jest przy tym niezależny od odpowiedzialności wykroczeniowej — dotyczy samego świadczenia.