Transmisja online podczas kontroli PIP — kiedy inspektor może jej zażądać

Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) dodała do art. 23 ust. 1 ustawy o PIP punkt 2a. Inspektor pracy może odtąd żądać od podmiotu kontrolowanego przeprowadzenia transmisji online, która umożliwia kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego. To osobne uprawnienie, silniejsze niż samo prowadzenie kontroli drogą korespondencyjną. Zasadnicza część nowelizacji weszła w życie 8 lipca 2026 r.

1. Treść uprawnienia

Art. 23 ust. 1 pkt 2a ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy pozwala inspektorowi żądać przeprowadzenia transmisji online przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń umożliwiających dwukierunkową łączność, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej.

Ustawodawca obwarował to dwoma warunkami wskazanymi wprost w przepisie: żądanie jest dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach i jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli.

Trzy różne czynności w jednym przepisie

Transmisja może służyć:

1. kontroli dokumentów — okazaniu akt i dokumentacji w czasie rzeczywistym,
2. wysłuchaniu strony — czynności o charakterze wyjaśniającym,
3. przesłuchaniu podmiotu kontrolowanego — czynności dowodowej.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Przy przesłuchaniu chodzi o dowód utrwalany w aktach kontroli, a nie o rozmowę roboczą.

2. Czy można odmówić

Przepis konstruuje żądanie inspektora, a nie propozycję. Kontrola PIP nie jest procedurą, w której podmiot kontrolowany wybiera tryb czynności — ustawa daje inspektorowi uprawnienie, a odmowa współpracy w toku kontroli nie jest obojętna prawnie. Utrudnianie działalności organu Państwowej Inspekcji Pracy, w szczególności uniemożliwianie prowadzenia wizytacji zakładu pracy lub nieudzielanie informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań, jest wykroczeniem z art. 283 § 2 pkt 8 Kodeksu pracy.

Co natomiast należy do pracodawcy: żądanie doprecyzowania, jakich dokumentów i jakich osób transmisja ma dotyczyć, oraz uzgodnienie terminu pozwalającego przygotować materiał. Nieograniczony wgląd w firmę „na żywo” nie mieści się w przepisie, który wiąże transmisję z konkretnymi czynnościami kontrolnymi.

3. Ochrona danych podczas transmisji

Prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny odbywa się — zgodnie z art. 26 ust. 8 ustawy o PIP — przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, w tym poufność, dostępność i integralność transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisów prawa. To obowiązek organu.

Po stronie pracodawcy pozostaje zasada minimalizacji. Udostępniany obraz powinien obejmować dokumenty objęte zakresem kontroli. Współdzielenie całego pulpitu, otwartej skrzynki pocztowej albo listy wszystkich pracowników wykracza poza czynność, której dotyczy żądanie, i tworzy odrębne ryzyko z zakresu ochrony danych osobowych — pracodawca pozostaje administratorem danych swoich pracowników i zleceniobiorców.

4. Praktyka w firmie zatrudniającej cudzoziemców

Przy kontroli legalności zatrudnienia transmisja najczęściej dotyczy jednego zestawu: dokument pobytowy — podstawa wykonywania pracy — umowa — zgłoszenie do ubezpieczeń. Warto przygotować go osobno dla każdej osoby, w jednym katalogu, opisanym nazwiskiem, zamiast otwierać zbiorczą bazę kadrową.

• Ustal przed czynnością, kto uczestniczy po stronie firmy i kto sporządza notatkę.
• Ustal, jakie dokumenty zostaną pokazane, i ogranicz się do nich.
• Zachowaj listę przekazanych materiałów — będzie potrzebna przy protokole kontroli i przy ewentualnych zastrzeżeniach do protokołu.

Zakres żądań inspektora pozostaje ten sam co przy kontroli prowadzonej na miejscu: akta osobowe i dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez pracowników oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, także w postaci elektronicznej. Zmienia się kanał, nie zakres.

5. Co to znaczy dla Ciebie

Dla pracodawcy: transmisja online to czynność kontrolna, a nie spotkanie robocze. Przygotuj się do niej tak, jak do wizyty inspektora — z tą różnicą, że masz kontrolę nad tym, co widać na ekranie, i tę kontrolę należy wykorzystać zgodnie z zakresem żądania.

Dla cudzoziemca: Twoje dokumenty mogą być okazywane inspektorowi w tym trybie. Nie zmienia to zakresu obowiązków pracodawcy ani Twojej sytuacji prawnej — zmienia tylko sposób, w jaki organ ogląda akta.