Uprawnienia inspektora pracy — czego może żądać, a czego nie

Uprawnienia inspektora pracy są wyliczone w ustawie i mają granice. Po nowelizacji z 11 marca 2026 r. katalog jest szerszy — obejmuje transmisję online i dokumenty elektroniczne — ale nadal zamknięty. Poniżej co inspektor może, a czego przepis mu nie daje.

1. Katalog z art. 23 ust. 1 ustawy o PIP

Uprawnienia inspektora w toku kontroli wylicza art. 23 ust. 1 ustawy o PIP. Po nowelizacji obejmuje on m.in. żądanie przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego (pkt 2a), żądanie przedłożenia — w postaci papierowej lub elektronicznej — akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (pkt 5) oraz wykonywanie kopii dokumentów w postaci elektronicznej lub papierowej i żądanie ich od podmiotu kontrolowanego (pkt 8).

Do tego dochodzi art. 23a ustawy o PIP: inspektor może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z kontrolą, wskazując okoliczności będące ich przedmiotem.

2. Granica pierwsza: zakres upoważnienia

Każde żądanie inspektora musi mieścić się w przedmiocie kontroli określonym w upoważnieniu. Art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP dodatkowo zawęża kopie do dokumentów „niezbędnych dla celów kontroli”. Żądanie wykraczające poza upoważnienie nie przestaje być żądaniem organu, ale można je zakwestionować.

Właściwa reakcja nie polega na milczeniu. Stanowisko formułuje się na piśmie, wskazując zakres upoważnienia, a następnie wnosi się je jako zastrzeżenie do ustaleń protokołu — w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu (art. 31 ust. 10 ustawy o PIP).

3. Granica druga: przesłanki wpisane w przepis

Dwa nowe uprawnienia mają własne warunki. Transmisji online inspektor może żądać w uzasadnionych przypadkach i tylko wtedy, gdy nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli (art. 23 ust. 1 pkt 2a). Tryb zdalny całej kontroli jest dopuszczalny w uzasadnionych przypadkach, gdy nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie albo przemawia za tym charakter działalności kontrolowanego (art. 26 ust. 5).

Są to przesłanki ustawowe, a nie kurtuazja. Ich spełnienie powinno dać się odtworzyć z akt kontroli, bo od tego zależy legalność czynności, na których oparto później decyzję lub wniosek o ukaranie.

4. Czego przepis inspektorowi nie daje

Art. 44 ust. 3 ustawy o PIP zobowiązuje pracowników wykonujących czynności kontrolne do nieujawniania informacji, że kontrola przeprowadzana jest w następstwie skargi, chyba że zgłaszający skargę wyrazi na to pisemną zgodę. Inspektor nie może więc potwierdzić, kto złożył skargę, a pracodawca nie ma podstawy, by tego żądać.

Zmienił się też podział kompetencji. Zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIP inspektor pracy wydaje decyzje, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1–4 i 6–7 oraz art. 11a. Decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy (art. 11 ust. 1 pkt 7a) inspektor nie wydaje — należy ona do okręgowego inspektora pracy (art. 19 ust. 1 pkt 4).