La inspección de la PIP tras los cambios de 2026 y la contratación de extranjeros

Desde el 8 de julio de 2026 la inspección de la Inspección de Trabajo (PIP) puede tener para el empleador que contrata a extranjeros consecuencias mucho más graves que antes. Los inspectores pueden llevar a cabo la inspección o determinadas actuaciones de forma remota, exigir documentos electrónicos, utilizar transmisiones en línea, citar a personas de fuera del área de actuación de la inspección y, en determinadas situaciones, declarar mediante resolución la existencia de una relación laboral.

Para la empresa esto significa una cosa: la tarjeta de residencia y el permiso de trabajo han dejado de ser documentos que se comprueban una sola vez, al firmar el contrato. Se han convertido en un elemento de cumplimiento continuo, que debe coincidir con el contrato y con lo que el trabajador hace realmente cada día.

1. Base de los cambios y alcance de la inspección

Los cambios derivan de la ley de 11 de marzo de 2026 por la que se modifica la ley sobre la Inspección de Trabajo (PIP) y otras leyes (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). La ley modificó, entre otras, la ley sobre la PIP, el Código del Trabajo, el Código de Procedimiento Civil, la normativa de seguridad social y tributaria, así como las regulaciones relativas a la asignación de trabajo a extranjeros.

No todas las disposiciones entraron en vigor en la misma fecha. La parte esencial de las soluciones empezó a regir transcurridos tres meses desde la publicación de la ley, y una parte antes, conforme a la disposición final. En cada caso concreto hay que determinar, por tanto, qué norma estaba vigente el día de inicio de la inspección o el día en que nació la obligación correspondiente.

Están sujetos a inspección, ante todo, los empleadores. No obstante, en materia de seguridad y salud en el trabajo, legalidad del empleo y celebración de contratos civiles en condiciones propias de una relación laboral, la inspección puede alcanzar también a empresarios y a otras unidades organizativas sin la condición de empleador, si personas físicas realizan trabajo en su beneficio, incluido el año anterior a la inspección. Esto afecta también a las personas que ejercen actividad por cuenta propia.

2. La tarjeta de residencia no siempre basta

La tarjeta de residencia acredita la identidad del extranjero y puede acreditar la legalidad de su residencia en Polonia. Sin embargo, no significa automáticamente que su titular pueda realizar cualquier trabajo, para cualquier entidad y en cualesquiera condiciones.

Es determinante la base por la que se concedió el permiso de residencia y el contenido del documento. Si de la base de residencia se deriva el derecho a realizar trabajo, la tarjeta de residencia contiene la anotación «acceso al mercado laboral». Si tal derecho no se deriva de la base de residencia, el extranjero puede necesitar un permiso de trabajo, salvo que se beneficie de una exención de la obligación de poseerlo.

La verificación previa a la admisión al trabajo debería abarcar, como mínimo:

• la vigencia de la tarjeta de residencia y la vigencia del documento de viaje,
• el tipo de permiso de residencia y la base jurídica del acceso al mercado laboral,
• la eventual anotación en la tarjeta y las limitaciones derivadas de la resolución,
• la conformidad del trabajo realizado con los documentos.

3. El permiso de trabajo y las condiciones reales de empleo

El permiso de trabajo no es un documento desligado del empleo cotidiano. El inspector compara la resolución, el contrato, el registro del tiempo de trabajo, las nóminas, los justificantes de pago y las declaraciones de los trabajadores. Son relevantes: la entidad que asigna el trabajo, el puesto o el tipo de trabajo, el lugar de realización del trabajo, la jornada, el periodo de realización del trabajo, la cuantía de la retribución, la base de realización del trabajo y el momento de su inicio.

Exigen especial cautela el cambio de puesto, de retribución, de jornada, del lugar de realización del trabajo y de la entidad que asigna el trabajo. No todo cambio requiere un documento nuevo, pero cada uno debe valorarse antes de introducirlo.

4. Inspección remota de la PIP: obligaciones del empleador

Desde el 8 de julio de 2026, en casos justificados, la inspección o determinadas actuaciones pueden llevarse a cabo de forma remota, si a ello no se opone la finalidad de la inspección y puede agilizar su desarrollo, o si así lo aconseja el carácter de la actividad de la entidad. De forma remota pueden realizarse, en particular: el análisis de documentos, la audiencia de la parte, el interrogatorio de la entidad inspeccionada, la transmisión en línea, la remisión de documentos electrónicos y la comunicación entre el inspector y las personas que participan en la inspección.

La transmisión debería realizarse aplicando medios técnicos y organizativos que garanticen la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los datos, con mecanismos criptográficos adecuados a los riesgos. La modalidad remota no excluye una inspección posterior en la sede de la empresa, en el lugar de realización del trabajo o en el lugar de conservación de la documentación.

La seguridad de la transmisión no justifica negarse a entregar los documentos. Justifica acordar una forma segura de facilitarlos.

El nuevo art. 23a de la ley sobre la PIP permite al inspector dirigirse al inspector regional de trabajo territorialmente competente para que cite a una persona que resida o se encuentre en el área de actuación de esa inspección a prestar aclaraciones o declaraciones relacionadas con la inspección, indicando las circunstancias a las que se refieren.

5. Contrato civil y relación laboral

La reforma amplió la posibilidad de que la PIP reaccione ante situaciones en las que un contrato civil se ejecuta en condiciones correspondientes a una relación laboral. El punto de referencia sigue siendo el art. 22 § 1 del Código del Trabajo: trabajo realizado personalmente, a cambio de retribución, en beneficio de una entidad determinada, bajo su dirección y en el lugar y tiempo por ella señalados. La denominación del contrato no determina su carácter: decide la forma real de realización del trabajo.

Antes de dictar una resolución que declare la existencia de una relación laboral, el órgano de la PIP debería permitir a las partes pronunciarse y, a continuación, puede emitir una orden de subsanar las infracciones. Solo el incumplimiento de dicha orden abre la vía a la resolución. Por tanto, no toda inspección de un contrato civil de mandato termina en una resolución administrativa.

El inspector regional de trabajo puede dictar una resolución que declare la existencia de una relación laboral si el trabajo se realiza en las condiciones del art. 22 § 1 del Código del Trabajo y la orden previa no se ha cumplido. La resolución determina, entre otros, las partes de la relación laboral, el tipo de contrato, la fecha de su celebración, el tipo de trabajo, el lugar de realización del trabajo, la jornada y la cuantía de la retribución. Cuando el material probatorio no permite establecer algunas condiciones, la ley prevé soluciones supletorias: contrato por tiempo indefinido, la sede del empleador como lugar de trabajo, jornada completa y el salario mínimo por el trabajo.

Contra la resolución que declara la existencia de una relación laboral cabe recurso conforme a las reglas del Código de Procedimiento Civil, a través del inspector regional de trabajo ante el tribunal de trabajo competente, en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución. El recurso debe contener la identificación de la resolución impugnada, los motivos, las peticiones, la motivación, la firma, así como las alegaciones y las pruebas. El tribunal puede desestimar la resolución, modificarla total o parcialmente y, en caso de infracción manifiesta de la ley, anularla y devolver el asunto para nuevo examen.

La reforma prevé también la posibilidad de obtener una interpretación individual del Inspector General de Trabajo sobre si la relación jurídica presentada constituye una relación laboral en el sentido del art. 22 § 1 del Código del Trabajo. La interpretación se emite mediante resolución, por regla general en el plazo de 30 días desde la recepción de la solicitud completa, y la solicitud está sujeta a una tasa de 40 zł por cada supuesto de hecho o hecho futuro separado. Vincula a los órganos de la PIP, pero no protege cuando el supuesto de hecho real difiere del descrito en la solicitud.

6. Desarrollo de la inspección, acta de inspección y objeciones

Los inspectores pueden llevar a cabo la inspección sin previo aviso y a cualquier hora del día o de la noche, en el ámbito determinado por la ley sobre la PIP. El inspector debe exhibir su acreditación de servicio y, en el caso de un empresario, por regla general también la autorización. En una situación que exija actuación inmediata, la inspección puede iniciarse solo con la acreditación, y la autorización se entrega en el plazo legal.

Las facultades del inspector comprenden, entre otras: el libre acceso al recinto del centro de trabajo, la inspección ocular de locales, puestos y máquinas, la exigencia de información oral y escrita, el interrogatorio de los trabajadores y de otras personas que realizan trabajo, la comprobación de la identidad de las personas que realizan trabajo, la exigencia del expediente personal y de documentos en papel o electrónicos, la realización de copias, extractos y listados, la grabación de imagen o sonido en el marco de la inspección ocular, el recurso a la ayuda de peritos y la exigencia de transmisión en línea.

Procedimiento para los primeros minutos de la inspección:

1. comprueba la identidad del inspector y el alcance de la inspección,
2. informa a la persona responsable de atender la inspección,
3. asegura el acceso a la documentación,
4. no obstaculices las actuaciones de la inspección,
5. no instruyas a los trabajadores sobre qué deben declarar,
6. acuerda la forma de entrega de los documentos,
7. anota los plazos y los requerimientos del inspector.

Por regla general, el inspector no puede revelar al empleador el hecho de que se ha presentado una denuncia ni los datos de la persona denunciante, salvo que esta lo consienta. La protección alcanza al trabajador actual, al antiguo y también a la persona que realiza trabajo sobre otra base.

Las constataciones de la inspección se documentan en un acta de inspección redactada en forma impresa o electrónica; el acta en papel se redacta en dos ejemplares de idéntico tenor. Antes de firmar, comprueba qué personas quedaron comprendidas en la inspección, qué documentos se analizaron, a qué periodos se refieren las constataciones, si la descripción corresponde a la documentación, si no se han confundido contratos, puestos ni entidades y si se han descrito correctamente las condiciones de trabajo de los extranjeros.

7. Documentos, tiempo de trabajo y seguridad y salud en el trabajo del extranjero

La documentación debe llevarse de modo que se pueda demostrar rápidamente la legalidad de la residencia y del trabajo de cada persona en cada día de empleo. No se trata de un conjunto de copias aleatorias, sino de un sistema coherente en el que cada documento esté asignado a una persona, un contrato, un puesto y un periodo.

• documento de identidad y documento de viaje,
• documento que acredite la legalidad de la residencia: tarjeta de residencia, visado,
• documento que acredite el derecho al trabajo: permiso de trabajo, declaración de asignación de trabajo, permiso de trabajo de temporada o la base de la exención de la obligación de poseer permiso,
• contrato que constituye la base de la realización del trabajo, junto con su traducción cuando sea exigida,
• documentos relativos al inicio del trabajo y a los cambios de las condiciones de empleo,
• registro del tiempo de trabajo, listas de asistencia, documentos salariales y justificantes de pago,
• justificante del alta en la seguridad social,
• documentación de seguridad y salud en el trabajo: reconocimientos médicos, formaciones, instrucción en el puesto,
• justificantes de las notificaciones exigidas a la oficina de empleo o al voivoda.

En la práctica, el problema rara vez es la ausencia total de un documento. Mucho más a menudo lo es la imposibilidad de determinar sobre qué base trabajaba el extranjero en un día concreto.

La inspección de extranjeros va casi siempre unida al análisis del tiempo de trabajo y de las retribuciones. El inspector coteja el contrato, el permiso de trabajo, el cuadrante, el registro del tiempo de trabajo, las listas de asistencia, las nóminas, las transferencias, los documentos relativos a las horas extraordinarias y la información obtenida del trabajador. La PIP controla también el pago de la retribución en la cuantía derivada de la tarifa horaria mínima a las personas que ejecutan un mandato o prestan servicios; en el contrato debe determinarse la forma de acreditar el número de horas.

Que el trabajador sea extranjero no rebaja las exigencias de seguridad y salud en el trabajo: las eleva, añadiendo la cuestión de la comprensibilidad del mensaje. El inspector puede comprobar los reconocimientos médicos iniciales, periódicos y de control, la vigencia de los dictámenes médicos, las formaciones en seguridad y salud en el trabajo y la instrucción en el puesto, la evaluación de riesgos laborales, la información sobre los peligros, los equipos de protección individual, la organización del puesto, los procedimientos posteriores a un accidente, los registros de accidentes y las cualificaciones exigidas para el puesto.

8. Sanciones e intercambio de datos con ZUS y KAS

En función de las constataciones, la PIP puede aplicar, entre otras, resoluciones de mandato, órdenes de subsanar deficiencias de seguridad y salud en el trabajo, órdenes de suspensión de trabajos o de explotación de máquinas, la prohibición de realizar trabajo en un lugar de peligro directo, la orden de pago de la retribución no controvertida, requerimientos, órdenes, una resolución que declare la existencia de una relación laboral, una multa, una solicitud de sanción ante el tribunal o la notificación a los órganos competentes. Las órdenes relativas a un peligro directo para la vida o la salud son de ejecución inmediata.

La reforma elevó las multas por determinadas infracciones contra los derechos del trabajador: en las disposiciones señaladas del Código del Trabajo se han duplicado los límites inferior y superior, entre otros del rango de 1000–30 000 zł a 2000–60 000 zł y de 1500–45 000 zł a 3000–90 000 zł. En el procedimiento de multa, cuando el acusador público es el órgano de la PIP, puede imponerse una multa de hasta 5000 zł. La multa máxima por esta vía no debe equipararse con la sanción posible en el procedimiento judicial.

Sobre la ejecución de una resolución dirigida a la entidad inspeccionada hay que informar al órgano de la PIP tras el vencimiento del plazo fijado en la resolución o tras su firmeza. En el caso del requerimiento rige la obligación de notificar el plazo y la forma de ejecución de las conclusiones de la inspección dentro del plazo indicado en el requerimiento, que no será inferior a 30 días.

La reforma prevé el intercambio de datos entre la PIP, el ZUS y el Jefe de la Administración Tributaria Nacional. La PIP puede transmitir al ZUS los datos determinados durante la inspección, y el ZUS puede facilitar a la PIP datos de asegurados y de cotizantes en la medida necesaria para el ejercicio de sus tareas legales. En los asuntos de extranjeros son relevantes, entre otros, la nacionalidad, los datos identificativos, el periodo de realización del trabajo, el tipo de contrato, el título de aseguramiento, las fechas de alta y de baja, la jornada, la base de cálculo de las cotizaciones y los datos del cotizante.

9. Auditoría previa a la inspección y errores más frecuentes

Antes de admitir a un extranjero al trabajo separa dos cuestiones: la legalidad de la residencia y la legalidad del trabajo. El extranjero puede residir legalmente en Polonia y no tener derecho a realizar un trabajo concreto. También puede tener un documento que le autorice a trabajar, pero realizarlo para otra entidad o en otras condiciones.

El control interno debería responder a las preguntas:

• qué documento acredita la residencia legal y hasta cuándo es válido,
• si la base de residencia otorga acceso al mercado laboral,
• si se exige permiso de trabajo o si el extranjero se beneficia de una exención,
• si el documento comprende a este empleador, este puesto y este lugar de trabajo,
• si la retribución cumple los requisitos,
• si el contrato corresponde a los documentos,
• si la persona fue admitida al trabajo solo tras cumplirse las formalidades.

El mayor riesgo no lo genera la falta de documentos, sino su incoherencia: creer que toda tarjeta de residencia da derecho a trabajar; no controlar las fechas de vigencia; seguir empleando tras un cambio de empleador; cambiar de puesto sin analizar los documentos; trabajar en un lugar distinto del indicado; una retribución inferior a la exigida; horas de trabajo que no concuerdan con los documentos; contrato civil con subordinación efectiva; falta de prueba del pago de la retribución; alta incorrecta en el ZUS; formación en seguridad y salud en el trabajo incomprensible para el extranjero; falta de reconocimiento médico vigente; documentos dispersos en varios sistemas no coordinados; falta de un procedimiento para el caso de una inspección remota.

10. Preguntas más frecuentes

¿La tarjeta de residencia autoriza siempre al extranjero a trabajar?

No. La tarjeta de residencia acredita la identidad y puede acreditar la legalidad de la residencia. El derecho al trabajo lo decide la base por la que se concedió el permiso de residencia, y el derecho que de ella se deriva se refleja en la anotación «acceso al mercado laboral». Sin ese derecho se necesita un permiso de trabajo o una exención de la obligación de poseerlo.

¿El permiso de trabajo basta para residir legalmente en Polonia?

No. El permiso de trabajo se refiere exclusivamente al trabajo. El extranjero debe disponer por separado de un título que le autorice a la residencia legal.

¿El cambio de puesto del extranjero exige un nuevo permiso de trabajo?

No todo cambio, pero cada uno debe valorarse antes de introducirlo. El cambio de puesto, de retribución, de jornada, de lugar de trabajo o de la entidad que asigna el trabajo puede exceder el alcance del documento que se posee.

¿Puede la PIP realizar una inspección exclusivamente de forma remota?

Desde el 8 de julio de 2026 puede llevarse a cabo de forma remota la inspección o determinadas actuaciones, si a ello no se opone su finalidad. La modalidad remota no excluye una visita posterior al centro de trabajo o al lugar de conservación de la documentación.

¿De cuánto tiempo dispone el empleador para presentar objeciones al acta de inspección?

Las objeciones motivadas a las constataciones del acta se presentan en el plazo de 7 días desde su entrega.

¿La resolución de la PIP que declara una relación laboral cambia la situación de residencia del extranjero?

La resolución ordena la calificación del empleo y produce efectos en el derecho del trabajo, en los impuestos y en la seguridad social. No sustituye a la tarjeta de residencia ni al permiso de trabajo: la legalidad de la residencia se valora por separado.

¿Cabe recurso contra la resolución de la PIP?

Sí. El recurso se interpone a través del inspector regional de trabajo ante el tribunal de trabajo competente en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución, conforme a las reglas del Código de Procedimiento Civil.