Le contrôle de l'Inspection du travail (PIP) après les modifications de 2026 et l'emploi des étrangers

Depuis le 8 juillet 2026, le contrôle de l'Inspection du travail (PIP) peut avoir, pour l'employeur qui emploie des étrangers, des conséquences bien plus lourdes qu'auparavant. Les inspecteurs peuvent mener le contrôle ou certains actes à distance, exiger des documents électroniques, recourir à la transmission en ligne, convoquer des personnes se trouvant hors du ressort de l'inspection et, dans certaines situations, constater par décision l'existence d'une relation de travail.

Pour l'entreprise, cela signifie une chose : la carte de séjour et le permis de travail ont cessé d'être des documents vérifiés une seule fois, à la signature du contrat. Ils sont devenus un élément de conformité courante, qui doit correspondre au contrat et à ce que le salarié fait réellement chaque jour.

1. Fondement des modifications et étendue du contrôle

Les modifications résultent de la loi du 11 mars 2026 portant modification de la loi sur l'Inspection nationale du travail et de certaines autres lois (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Cette loi a modifié entre autres la loi sur la PIP, le Code du travail, le Code de procédure civile, les dispositions en matière d'assurances et de fiscalité ainsi que la réglementation relative à le fait de confier du travail aux étrangers.

Toutes les dispositions ne sont pas entrées en vigueur à la même date. L'essentiel des solutions est devenu applicable à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la publication de la loi, une partie plus tôt — conformément à la disposition finale. Dans une affaire concrète, il faut donc déterminer quelle disposition était en vigueur au jour du début du contrôle ou au jour de la naissance de l'obligation concernée.

Sont soumis au contrôle avant tout les employeurs. En matière de santé et sécurité au travail, de légalité de l'emploi et de conclusion de contrats de droit civil dans des conditions propres à une relation de travail, le contrôle peut toutefois viser également des entrepreneurs et d'autres entités organisationnelles sans statut d'employeur, si des personnes physiques exécutent un travail à leur profit — y compris au cours de l'année précédant le contrôle. Cela concerne aussi les personnes exerçant une activité pour leur propre compte.

2. La carte de séjour ne suffit pas toujours

La carte de séjour confirme l'identité de l'étranger et peut attester de la légalité de son séjour en Pologne. Elle ne signifie toutefois pas automatiquement que son titulaire peut exercer n'importe quel travail, pour n'importe quelle entité et à n'importe quelles conditions.

Ce qui est déterminant, c'est le fondement de l'octroi du permis de séjour ainsi que le contenu du document. Si le fondement du séjour emporte le droit d'exercer un travail, la carte de séjour comporte la mention « accès au marché du travail ». Si un tel droit ne découle pas du fondement du séjour, l'étranger peut avoir besoin d'un permis de travail — à moins qu'il ne bénéficie d'une dispense de cette obligation.

La vérification préalable à l'admission au travail devrait porter au moins sur :

• la validité de la carte de séjour et la validité du document de voyage,
• le type de permis de séjour et le fondement juridique de l'accès au marché du travail,
• l'éventuelle mention figurant sur la carte ainsi que les restrictions résultant de la décision,
• la conformité du travail exécuté avec les documents.

3. Le permis de travail et les conditions réelles d'emploi

Le permis de travail n'est pas un document détaché de l'emploi quotidien. L'inspecteur compare la décision, le contrat, le registre du temps de travail, les bulletins de paie, les justificatifs de versement et les déclarations des salariés. Sont pertinents : l'entité confiant le travail, le poste ou le type de travail, le lieu d'exécution du travail, la durée du temps de travail, la période d'exécution du travail, le montant de la rémunération, le fondement de l'exécution du travail ainsi que la date de son commencement.

Une prudence particulière s'impose en cas de changement de poste, de rémunération, de durée du temps de travail, de lieu d'exécution du travail ainsi que d'entité confiant le travail. Toute modification n'exige pas un nouveau document, mais chacune doit être appréciée avant sa mise en œuvre.

4. Contrôle à distance de la PIP — obligations de l'employeur

Depuis le 8 juillet 2026, dans des cas justifiés, le contrôle ou certains actes peuvent être menés à distance, si l'objectif du contrôle ne s'y oppose pas et que cela peut en faciliter le déroulement, ou si la nature de l'activité de l'entité le justifie. Peuvent notamment être menés à distance : l'analyse des documents, l'audition de la partie, l'interrogatoire de l'entité contrôlée, la transmission en ligne, la communication de documents électroniques ainsi que les échanges entre l'inspecteur et les personnes participant au contrôle.

La transmission devrait s'effectuer au moyen de mesures techniques et organisationnelles assurant la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité des données, avec des mécanismes cryptographiques adaptés aux risques. Le mode à distance n'exclut pas un contrôle ultérieur au siège de l'entreprise, au lieu d'exécution du travail ou au lieu de conservation de la documentation.

La sécurité de la transmission ne justifie pas un refus de communiquer les documents. Elle justifie de convenir d'un mode sûr de mise à disposition.

Le nouvel art. 23a de la loi sur la PIP permet à l'inspecteur de demander à l'inspecteur du travail de district territorialement compétent de convoquer une personne résidant ou séjournant dans le ressort de cette inspection afin qu'elle fournisse des explications ou des déclarations en lien avec le contrôle, en indiquant les circonstances concernées.

5. Contrat de droit civil et relation de travail

La réforme a élargi la possibilité pour la PIP de réagir aux situations dans lesquelles un contrat de droit civil est exécuté dans des conditions correspondant à une relation de travail. Le point de référence demeure l'art. 22 § 1 du Code du travail : un travail exécuté personnellement, contre rémunération, au profit d'une entité déterminée, sous sa direction ainsi qu'au lieu et au moment fixés par elle. L'intitulé du contrat ne détermine pas sa nature — c'est le mode réel d'exécution du travail qui décide.

Avant de rendre une décision constatant l'existence d'une relation de travail, l'organe de la PIP devrait permettre aux parties de prendre position, puis il peut délivrer une injonction de mettre fin aux manquements. Ce n'est que l'inexécution d'une telle injonction qui ouvre la voie à une décision. Tout contrôle d'un contrat de mandat ne se termine donc pas par une décision administrative.

L'inspecteur du travail de district peut rendre une décision constatant l'existence d'une relation de travail si le travail est exécuté dans les conditions de l'art. 22 § 1 du Code du travail et que l'injonction antérieure n'a pas été exécutée. La décision détermine notamment les parties à la relation de travail, le type de contrat, la date de sa conclusion, le type de travail, le lieu d'exécution du travail, la durée du temps de travail et le montant de la rémunération. Lorsque les éléments de preuve ne permettent pas d'établir certaines conditions, la loi prévoit des solutions de substitution : un contrat à durée indéterminée, le siège de l'employeur comme lieu de travail, un temps de travail à plein temps et la rémunération minimale du travail.

La décision constatant l'existence d'une relation de travail est susceptible d'un recours selon les règles du Code de procédure civile — par l'intermédiaire de l'inspecteur du travail de district devant le tribunal du travail compétent, dans le délai d'un mois à compter de la notification de la décision. Le recours devrait comporter la désignation de la décision attaquée, les griefs, les demandes, la motivation, la signature ainsi que les allégations et les preuves. Le tribunal peut rejeter la décision, la réformer en tout ou en partie et, en cas de violation flagrante du droit, l'annuler et renvoyer l'affaire pour un nouvel examen.

La réforme prévoit également la possibilité d'obtenir une interprétation individuelle de l'Inspecteur général du travail sur le point de savoir si le rapport juridique présenté constitue une relation de travail au sens de l'art. 22 § 1 du Code du travail. L'interprétation est rendue par voie de décision, en principe dans un délai de 30 jours à compter de la réception d'une demande complète, et la demande est soumise à une redevance de 40 zł par état de fait ou événement futur distinct. Elle lie les organes de la PIP, mais ne protège pas lorsque l'état de fait réel diffère de celui décrit dans la demande.

6. Déroulement du contrôle, procès-verbal et observations

Les inspecteurs peuvent mener un contrôle sans préavis et à toute heure du jour ou de la nuit, dans les limites fixées par la loi sur la PIP. L'inspecteur doit présenter sa carte professionnelle et, s'agissant d'un entrepreneur, en principe également son habilitation. Dans une situation exigeant une action immédiate, le contrôle peut débuter sur la seule base de la carte professionnelle, l'habilitation étant remise dans le délai légal.

Les pouvoirs de l'inspecteur comprennent notamment : le libre accès au site de l'établissement, l'inspection des locaux, des postes et des machines, la demande d'informations orales et écrites, l'audition des salariés et d'autres personnes exécutant un travail, la vérification de l'identité des personnes exécutant un travail, la demande des dossiers personnels et de documents papier ou électroniques, la réalisation de copies, d'extraits et d'états récapitulatifs, l'enregistrement de l'image ou du son dans le cadre des constatations, le recours à des experts ainsi que la demande de transmission en ligne.

Procédure pour les toutes premières minutes du contrôle :

1. établissez l'identité de l'inspecteur et l'étendue du contrôle,
2. informez la personne chargée de la gestion du contrôle,
3. sécurisez l'accès à la documentation,
4. n'entravez pas les actes de contrôle,
5. ne dites pas aux salariés ce qu'ils doivent déclarer,
6. convenez du mode de transmission des documents,
7. consignez les délais et les demandes de l'inspecteur.

En principe, l'inspecteur ne peut pas révéler à l'employeur le fait qu'une plainte a été déposée ni les données de la personne plaignante, sauf si celle-ci y consent. La protection couvre le salarié en poste, l'ancien salarié, ainsi que la personne exécutant un travail sur un autre fondement.

Les constatations du contrôle sont consignées dans un procès-verbal établi sous forme papier ou électronique ; le procès-verbal papier est établi en deux exemplaires identiques. Avant de signer, vérifiez quelles personnes ont été visées par le contrôle, quels documents ont été analysés, quelles périodes concernent les constatations, si la description correspond à la documentation, si les contrats, les postes ou les entités n'ont pas été confondus et si les conditions de travail des étrangers ont été correctement décrites.

7. Documents, temps de travail et santé et sécurité au travail de l'étranger

La documentation doit être tenue de manière à pouvoir démontrer rapidement la légalité du séjour et du travail de chaque personne, pour chaque jour d'emploi. Il ne s'agit pas d'un ensemble de copies éparses, mais d'un système cohérent dans lequel chaque document est rattaché à une personne, à un contrat, à un poste et à une période.

• document d'identité et document de voyage,
• document attestant la légalité du séjour — carte de séjour, visa,
• document attestant le droit de travailler — permis de travail, déclaration relative au fait de confier l'exécution d'un travail, permis de travail saisonnier ou fondement de la dispense de l'obligation de détenir un permis,
• contrat constituant le fondement de l'exécution du travail, accompagné d'une traduction lorsqu'elle est exigée,
• documents relatifs au commencement du travail et aux modifications des conditions d'emploi,
• registre du temps de travail, feuilles de présence, documents de paie et justificatifs de versement,
• confirmation de l'affiliation aux assurances sociales,
• documentation de santé et sécurité au travail : examens médicaux, formations, instruction au poste de travail,
• confirmations des notifications exigées auprès de l'agence pour l'emploi ou du voïvode.

En pratique, le problème est rarement l'absence totale d'un document. Bien plus souvent — l'impossibilité d'établir sur quel fondement l'étranger travaillait un jour donné.

Le contrôle des étrangers s'accompagne presque toujours d'une analyse du temps de travail et des rémunérations. L'inspecteur confronte le contrat, le permis de travail, le planning, le registre du temps de travail, les feuilles de présence, les bulletins de paie, les virements, les documents relatifs aux heures supplémentaires ainsi que les informations obtenues du salarié. La PIP contrôle également le versement d'une rémunération au niveau résultant du taux horaire minimal aux personnes exécutant un mandat ou fournissant des services ; le contrat doit préciser le mode de constatation du nombre d'heures.

Le fait qu'un salarié soit étranger n'abaisse pas les exigences en matière de santé et sécurité au travail — il y ajoute la question de la compréhensibilité du message. L'inspecteur peut vérifier les examens préalables, périodiques et de contrôle, la validité des avis médicaux, les formations en santé et sécurité au travail et l'instruction au poste de travail, l'évaluation des risques professionnels, l'information sur les dangers, les équipements de protection individuelle, l'organisation du poste, les procédures en cas d'accident, les registres d'accidents ainsi que les qualifications requises pour le poste.

8. Sanctions et échange de données avec la ZUS et la KAS

Selon les constatations, la PIP peut notamment recourir à des décisions d'injonction, des injonctions de remédier aux manquements en matière de santé et sécurité au travail, des injonctions de suspension des travaux ou de l'exploitation des machines, l'interdiction d'exécuter un travail dans un lieu de danger immédiat, l'injonction de verser la rémunération non contestée, des recommandations, des injonctions, une décision constatant l'existence d'une relation de travail, une amende forfaitaire, une demande de sanction adressée au tribunal ou une notification aux organes compétents. Les injonctions relatives à un danger immédiat pour la vie ou la santé sont d'exécution immédiate.

La réforme a relevé les amendes pour certaines contraventions aux droits des salariés — dans les dispositions visées du Code du travail, les limites inférieure et supérieure ont été doublées, passant notamment de la fourchette 1000–30 000 zł à 2000–60 000 zł et de 1500–45 000 zł à 3000–90 000 zł. Dans la procédure d'amende forfaitaire, lorsque l'accusateur public est l'organe de la PIP, une amende pouvant aller jusqu'à 5000 zł peut être infligée. Le montant maximal de l'amende forfaitaire ne doit pas être confondu avec la sanction possible dans la procédure judiciaire.

L'exécution d'une décision adressée à l'entité contrôlée doit être signalée à l'organe de la PIP après l'expiration du délai fixé par la décision ou après que celle-ci est devenue définitive. S'agissant des recommandations, il faut notifier le délai et les modalités de mise en œuvre des conclusions du contrôle dans le délai indiqué dans la recommandation, qui ne peut être inférieur à 30 jours.

La réforme prévoit un échange de données entre la PIP, la ZUS et le Chef de l'Administration nationale des impôts. La PIP peut transmettre à la ZUS les données établies lors du contrôle, et la ZUS mettre à la disposition de la PIP les données des assurés et des cotisants dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses missions légales. Dans les affaires d'étrangers, sont notamment pertinents la nationalité, les données d'identification, la période d'exécution du travail, le type de contrat, le titre d'assurance, les dates d'affiliation et de radiation, la durée du temps de travail, l'assiette des cotisations et les données du cotisant.

9. Audit avant le contrôle et erreurs les plus fréquentes

Avant d'admettre un étranger au travail, distinguez deux questions : la légalité du séjour et la légalité du travail. Un étranger peut séjourner légalement en Pologne sans avoir le droit d'exercer un travail déterminé. Il peut aussi détenir un document l'autorisant à travailler, mais l'exercer pour une autre entité ou à d'autres conditions.

Le contrôle interne devrait répondre aux questions suivantes :

• quel document atteste du séjour légal et jusqu'à quelle date est-il valable,
• le fondement du séjour donne-t-il accès au marché du travail,
• un permis de travail est-il exigé ou l'étranger bénéficie-t-il d'une dispense,
• le document couvre-t-il cet employeur, ce poste et ce lieu de travail,
• la rémunération répond-elle aux exigences,
• le contrat correspond-il aux documents,
• la personne n'a-t-elle été admise au travail qu'après l'accomplissement des formalités.

Le risque le plus grand ne naît pas de l'absence de documents, mais de leur incohérence : considérer que toute carte de séjour donne le droit de travailler ; l'absence de suivi des dates de validité ; la poursuite de l'emploi après un changement d'employeur ; un changement de poste sans analyse des documents ; un travail dans un lieu autre que celui indiqué ; une rémunération inférieure à celle exigée ; la non-concordance des heures de travail avec les documents ; un contrat de droit civil avec une subordination effective ; l'absence de preuve du versement de la rémunération ; une affiliation incorrecte à la ZUS ; une formation en santé et sécurité au travail incompréhensible pour l'étranger ; l'absence d'examen médical à jour ; des documents dispersés entre plusieurs systèmes non coordonnés ; l'absence de procédure en cas de contrôle à distance.

10. Questions les plus fréquentes

La carte de séjour autorise-t-elle toujours l'étranger à travailler ?

Non. La carte de séjour confirme l'identité et peut attester de la légalité du séjour. Le droit de travailler dépend du fondement de l'octroi du permis de séjour, et le droit qui en découle se traduit par la mention « accès au marché du travail ». Sans un tel droit, un permis de travail ou une dispense de l'obligation de le détenir est nécessaire.

Le permis de travail suffit-il pour un séjour légal en Pologne ?

Non. Le permis de travail ne concerne que le travail. L'étranger doit détenir séparément un titre l'autorisant à un séjour légal.

Le changement de poste d'un étranger exige-t-il un nouveau permis de travail ?

Pas toute modification, mais chacune doit être appréciée avant sa mise en œuvre. Un changement de poste, de rémunération, de durée du temps de travail, de lieu de travail ou d'entité confiant le travail peut excéder la portée du document détenu.

La PIP peut-elle mener un contrôle uniquement à distance ?

Depuis le 8 juillet 2026, le contrôle ou certains actes peuvent être menés à distance, si son objectif ne s'y oppose pas. Le mode à distance n'exclut pas une visite ultérieure dans l'établissement ou au lieu de conservation de la documentation.

De combien de temps l'employeur dispose-t-il pour présenter des observations sur le procès-verbal de contrôle ?

Les observations motivées sur les constatations du procès-verbal se présentent dans un délai de 7 jours à compter de sa notification.

Une décision de la PIP constatant une relation de travail modifie-t-elle la situation de séjour de l'étranger ?

La décision met de l'ordre dans la qualification de l'emploi et produit des effets en droit du travail, en matière fiscale et en matière d'assurances. Elle ne remplace ni la carte de séjour ni le permis de travail — la légalité du séjour s'apprécie séparément.

La décision de la PIP est-elle susceptible de recours ?

Oui. Le recours est formé par l'intermédiaire de l'inspecteur du travail de district devant le tribunal du travail compétent, dans le délai d'un mois à compter de la notification de la décision, selon les règles du Code de procédure civile.