Перевірка PIP після змін у 2026 р. та працевлаштування іноземців

З 8 липня 2026 р. перевірка Державної інспекції праці (PIP) може мати для роботодавця, який працевлаштовує іноземців, значно серйозніші наслідки, ніж раніше. Інспектори можуть проводити перевірку або окремі дії дистанційно, вимагати електронні документи, користуватися онлайн-трансляцією, викликати осіб з-поза території дії інспекторату, а в певних ситуаціях встановлювати рішенням існування трудових відносин.

Для фірми це означає одне: карта побиту і дозвіл на роботу перестали бути документами, які перевіряють один раз, під час підписання договору. Вони стали елементом поточної відповідності, яка мусить узгоджуватися з договором і з тим, що працівник фактично робить кожного дня.

1. Підстава змін і обсяг перевірки

Зміни випливають із закону від 11 березня 2026 р. про внесення змін до закону про Державну інспекцію праці та деяких інших законів (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Закон змінив, зокрема, закон про PIP, Кодекс праці, Цивільний процесуальний кодекс, страхові та податкові приписи, а також регулювання щодо доручення роботи іноземцям.

Не всі приписи набрали чинності в один і той самий строк. Основна частина рішень почала діяти після спливу трьох місяців від оприлюднення закону, частина раніше — відповідно до прикінцевого припису. У конкретній справі треба тому встановити, який припис діяв у день початку перевірки або в день виникнення даного обов'язку.

Перевірці підлягають насамперед роботодавці. У сфері охорони праці, легальності працевлаштування та укладення цивільно-правових договорів в умовах, властивих трудовим відносинам, перевірка може, однак, охопити також підприємців та інші організаційні одиниці без статусу роботодавця, якщо роботу на їхню користь виконують фізичні особи — також у період року, що передував перевірці. Це стосується також осіб, які ведуть діяльність на власний рахунок.

2. Карти побиту не завжди достатньо

Карта побиту підтверджує особу іноземця і може підтверджувати легальність його перебування в Польщі. Вона, однак, не означає автоматично, що власник може виконувати будь-яку роботу, для будь-якого суб'єкта і на будь-яких умовах.

Вирішальне значення має підстава надання дозволу на перебування та зміст документа. Якщо з підстави перебування випливає право виконувати роботу, карта побиту містить відмітку «доступ до ринку праці». Якщо таке право з підстави перебування не випливає, іноземець може потребувати дозволу на роботу — хіба що користується звільненням від обов'язку його мати.

Перевірка перед допуском до роботи повинна охопити щонайменше:

• строк дії карти побиту і строк дії проїзного документа,
• вид дозволу на перебування і правову підставу доступу до ринку праці,
• можливу відмітку на карті та обмеження, що випливають з рішення,
• відповідність виконуваної роботи документам.

3. Дозвіл на роботу та реальні умови працевлаштування

Дозвіл на роботу не є документом, відірваним від щоденного працевлаштування. Інспектор порівнює рішення, договір, облік робочого часу, платіжні відомості, підтвердження виплат і свідчення працівників. Значення мають: суб'єкт, який доручає роботу, посада або вид роботи, місце виконання роботи, норма робочого часу, період виконання роботи, розмір винагороди, підстава виконання роботи та момент її початку.

Особливої обережності вимагає зміна посади, винагороди, розміру ставки, місця виконання роботи та суб'єкта, який доручає роботу. Не кожна зміна вимагає нового документа, але кожну треба оцінити перед її запровадженням.

4. Дистанційна перевірка PIP — обов'язки роботодавця

З 8 липня 2026 р. в обґрунтованих випадках перевірка або окремі дії можуть проводитися дистанційно, якщо цьому не суперечить мета перевірки і це може покращити її перебіг або за це промовляє характер діяльності суб'єкта. Дистанційно можуть проводитися, зокрема: аналіз документів, вислуховування сторони, допит суб'єкта, що перевіряється, онлайн-трансляція, передавання електронних документів та комунікація між інспектором і особами, які беруть участь у перевірці.

Трансляція повинна відбуватися із застосуванням технічних та організаційних засобів, що забезпечують конфіденційність, доступність та цілісність даних, із криптографічними механізмами, адекватними до загроз. Дистанційний режим не виключає пізнішої перевірки в осідку фірми, у місці виконання роботи або в місці зберігання документації.

Безпека трансляції не виправдовує відмови в переданні документів. Вона виправдовує узгодження безпечного способу їх надання.

Нова ст. 23a закону про PIP дозволяє інспектору звернутися до територіально компетентного окружного інспектора праці про виклик особи, яка проживає або перебуває на території дії цього інспекторату, для надання пояснень або свідчень, пов'язаних із перевіркою, із зазначенням обставин, яких вони стосуються.

5. Цивільно-правовий договір і трудові відносини

Новелізація розширила можливість реагування PIP на ситуації, у яких цивільно-правовий договір виконується в умовах, що відповідають трудовим відносинам. Точкою відліку залишається art. 22 § 1 Кодексу праці: робота, що виконується особисто, за винагороду, на користь визначеного суб'єкта, під його керівництвом та в місці й часі, ним визначеному. Назва договору не вирішує наперед його характеру — вирішує реальний спосіб виконання роботи.

Перед винесенням рішення, що встановлює існування трудових відносин, орган PIP повинен дати сторонам можливість висловити позицію, а потім може видати припис про усунення порушень. Лише невиконання такого припису відкриває шлях до рішення. Отже, не кожна перевірка договору доручення закінчується адміністративним рішенням.

Окружний інспектор праці може винести рішення, що встановлює існування трудових відносин, якщо робота виконується в умовах art. 22 § 1 Кодексу праці, а попередній припис не було виконано. Рішення визначає, зокрема, сторони трудових відносин, вид договору, дату його укладення, вид роботи, місце виконання роботи, норму робочого часу і розмір винагороди. Коли доказовий матеріал не дозволяє встановити деякі умови, закон передбачає замісні рішення: договір на невизначений строк, осідок роботодавця як місце роботи, повну норму робочого часу і мінімальну винагороду за працю.

На рішення, що встановлює існування трудових відносин, приписується апеляція на засадах Цивільного процесуального кодексу — через окружного інспектора праці до компетентного суду праці, у строк місяця від вручення рішення. Апеляція повинна містити позначення оскаржуваного рішення, заперечення, клопотання, обґрунтування, підпис, а також твердження і докази. Суд може рішення відхилити, змінити в цілому або в частині, а в разі грубого порушення права скасувати його і передати справу на повторний розгляд.

Новелізація передбачає також можливість отримання індивідуального тлумачення Головного інспектора праці щодо того, чи представлені правовідносини становлять трудові відносини в розумінні art. 22 § 1 Кодексу праці. Тлумачення видається у формі рішення, як правило, у строк до 30 днів від отримання повного клопотання, а клопотання підлягає оплаті 40 zł за окремий фактичний стан або майбутню подію. Воно зобов'язує органи PIP, але не захищає, коли реальний фактичний стан відрізняється від описаного в клопотанні.

6. Перебіг перевірки, протокол і заперечення

Інспектори можуть проводити перевірку без попередження і в будь-яку пору дня чи ночі, в обсязі, визначеному законом про PIP. Інспектор повинен пред'явити службове посвідчення, а у випадку підприємця, як правило, також уповноваження. У ситуації, що вимагає негайних дій, перевірка може розпочатися на підставі самого посвідчення, а уповноваження вручається у встановлений законом строк.

Повноваження інспектора охоплюють, зокрема: вільний вхід на територію підприємства, огляд приміщень, робочих місць і машин, вимогу усної та письмової інформації, допит працівників та інших осіб, які виконують роботу, перевірку особи осіб, які виконують роботу, вимогу особових справ і паперових або електронних документів, виготовлення копій, витягів і зведень, фіксацію зображення або звуку в рамках огляду, користування допомогою експертів та вимогу онлайн-трансляції.

Процедура на перші кільканадцять хвилин перевірки:

1. встанови особу інспектора й обсяг перевірки,
2. повідом особу, відповідальну за супровід перевірки,
3. забезпеч доступ до документації,
4. не перешкоджай перевірочним діям,
5. не інструктуй працівників, що вони мають свідчити,
6. узгодь спосіб передання документів,
7. занотуй строки і вимоги інспектора.

Інспектор, як правило, не може розкрити роботодавцю факт подання скарги ані дані особи, яка скаржиться, хіба що скаржник висловить згоду. Захист охоплює працівника теперішнього, колишнього, а також особу, яка виконує роботу на іншій підставі.

Встановлення перевірки документуються в протоколі, складеному в паперовій або електронній формі; паперовий протокол складається у двох тотожних примірниках. Перед підписанням перевір, які особи охоплено перевіркою, які документи проаналізовано, яких періодів стосуються встановлення, чи опис відповідає документації, чи не переплутано договорів, посад ані суб'єктів, а також чи правильно описано умови праці іноземців.

7. Документи, робочий час і охорона праці іноземця

Документацію треба вести так, щоб можна було швидко довести легальність перебування і роботи кожної особи в кожен день працевлаштування. Ідеться не про набір випадкових копій, а про узгоджену систему, у якій кожен документ приписаний до особи, договору, посади і періоду.

• документ, що посвідчує особу, і проїзний документ,
• документ, що підтверджує легальність перебування — карта побиту, віза,
• документ, що підтверджує право на роботу — дозвіл на роботу, заява про доручення виконання роботи, дозвіл на сезонну роботу або підстава звільнення від обов'язку мати дозвіл,
• договір, що становить підставу виконання роботи, разом із перекладом, коли він вимагається,
• документи щодо початку роботи та змін умов працевлаштування,
• облік робочого часу, списки присутності, платіжні документи і підтвердження виплат,
• підтвердження реєстрації в системі соціального страхування,
• документація з охорони праці: медичні обстеження, навчання, інструктаж на робочому місці,
• підтвердження необхідних повідомлень до служби зайнятості або воєводи.

На практиці проблемою рідко буває цілковита відсутність документа. Значно частіше — неможливість встановити, на якій підставі іноземець працював у конкретний день.

Перевірка іноземців майже завжди поєднується з аналізом робочого часу і винагород. Інспектор зіставляє договір, дозвіл на роботу, графік, облік робочого часу, списки присутності, платіжні відомості, перекази, документи щодо надгодин та інформацію, отриману від працівника. PIP перевіряє також виплату винагороди в розмірі, що випливає з мінімальної погодинної ставки, особам, які виконують доручення або надають послуги; у договорі слід визначити спосіб підтвердження кількості годин.

Те, що працівник є іноземцем, не знижує вимог охорони праці — воно підвищує їх на питання зрозумілості повідомлення. Інспектор може перевірити попередні, періодичні та контрольні обстеження, чинність лікарських висновків, навчання з охорони праці та інструктаж на робочому місці, оцінку професійного ризику, поінформування про загрози, засоби індивідуального захисту, організацію робочого місця, післяаварійні процедури, реєстри нещасних випадків та кваліфікації, необхідні на посаді.

8. Санкції та обмін даними із ZUS і KAS

Залежно від встановлень PIP може застосувати, зокрема, приписні рішення, приписи усунення недоліків охорони праці, приписи зупинення робіт або експлуатації машин, заборону виконання роботи в місці безпосередньої загрози, припис виплати безспірної винагороди, подання, приписи, рішення, що встановлює існування трудових відносин, штраф, клопотання про покарання до суду або повідомлення компетентних органів. Приписи щодо безпосередньої загрози життю або здоров'ю підлягають негайному виконанню.

Новелізація підвищила штрафи за окремі правопорушення проти прав працівника — у вказаних приписах Кодексу праці нижні та верхні межі було подвоєно, зокрема з діапазону 1000–30 000 zł до 2000–60 000 zł та з 1500–45 000 zł до 3000–90 000 zł. У штрафному провадженні, коли публічним обвинувачем є орган PIP, можна накласти штраф до 5000 zł. Максимальний штраф у штрафному провадженні не слід ототожнювати із санкцією, можливою в судовому провадженні.

Про реалізацію рішення, скерованого до суб'єкта, що перевіряється, треба поінформувати орган PIP після спливу строку з рішення або після набрання ним законної сили. При поданні обов'язковим є повідомлення про строк і спосіб реалізації післяперевірочних висновків у строк, вказаний у поданні, не коротший ніж 30 днів.

Новелізація передбачає обмін даними між PIP, ZUS і Керівником Національної податкової адміністрації (KAS). PIP може передавати ZUS дані, встановлені під час перевірки, а ZUS надавати PIP дані застрахованих і платників в обсязі, необхідному для виконання законних завдань. У справах іноземців значення мають, зокрема, громадянство, ідентифікаційні дані, період виконання роботи, вид договору, підстава страхування, дати реєстрації та зняття з обліку, норма робочого часу, база нарахування внесків і дані платника.

9. Аудит перед перевіркою і найчастіші помилки

Перед допуском іноземця до роботи розділи два питання: легальність перебування і легальність роботи. Іноземець може перебувати в Польщі легально і не мати права виконувати конкретну роботу. Він може також мати документ, що дає право на роботу, але виконувати її для іншого суб'єкта або на інших умовах.

Внутрішня перевірка повинна відповісти на питання:

• який документ підтверджує легальне перебування і до якого часу він дійсний,
• чи підстава перебування дає доступ до ринку праці,
• чи вимагається дозвіл на роботу, чи іноземець користується звільненням,
• чи документ охоплює цього роботодавця, цю посаду і це місце роботи,
• чи винагорода відповідає вимогам,
• чи договір відповідає документам,
• чи особу було допущено до роботи лише після виконання формальностей.

Найбільший ризик породжує не відсутність документів, а їх неузгодженість: визнання, що кожна карта побиту дає право на роботу; відсутність контролю строків дії; подальше працевлаштування після зміни роботодавця; зміна посади без аналізу документів; робота в іншому місці, ніж вказане; винагорода нижча, ніж вимагається; невідповідність робочих годин документам; цивільно-правовий договір при фактичному підпорядкуванні; відсутність доказу виплати винагороди; неправильна реєстрація в ZUS; навчання з охорони праці, незрозуміле для іноземця; відсутність чинного медичного обстеження; документи, розпорошені по кількох нескоординованих системах; відсутність процедури на випадок дистанційної перевірки.

10. Найчастіші питання

Чи карта побиту завжди дає іноземцю право на роботу?

Ні. Карта побиту підтверджує особу і може підтверджувати легальність перебування. Про право на роботу вирішує підстава надання дозволу на перебування, а право, що з неї випливає, відображене відміткою «доступ до ринку праці». Без такого права потрібен дозвіл на роботу або звільнення від обов'язку його мати.

Чи дозволу на роботу достатньо для легального перебування в Польщі?

Ні. Дозвіл на роботу стосується виключно роботи. Іноземець мусить окремо мати підставу, що дає право на легальне перебування.

Чи зміна посади іноземця вимагає нового дозволу на роботу?

Не кожна зміна, але кожну треба оцінити перед її запровадженням. Зміна посади, винагороди, розміру ставки, місця роботи або суб'єкта, який доручає роботу, може виходити за межі наявного документа.

Чи може PIP провести перевірку виключно дистанційно?

З 8 липня 2026 р. дистанційно може проводитися перевірка або окремі дії, якщо цьому не суперечить її мета. Дистанційний режим не виключає пізнішого візиту на підприємстві або в місці зберігання документації.

Скільки часу має роботодавець на заперечення до протоколу перевірки?

Вмотивовані заперечення до встановлень протоколу подаються у строк 7 днів від його вручення.

Чи рішення PIP, що встановлює трудові відносини, змінює побутову ситуацію іноземця?

Рішення впорядковує кваліфікацію працевлаштування і викликає наслідки у трудовому праві, податках та страхуванні. Воно не замінює карти побиту ані дозволу на роботу — легальність перебування оцінюється окремо.

Чи на рішення PIP приписується апеляція?

Так. Апеляція подається через окружного інспектора праці до компетентного суду праці у строк місяця від вручення рішення, на засадах Цивільного процесуального кодексу.