Дистанційна перевірка Держінспекції праці (PIP) — обов'язки роботодавця крок за кроком

Від 8 липня 2026 р. інспектор праці може провести всю перевірку або окремі дії дистанційно — за допомогою засобів електронного зв'язку або поштового оператора. Згода роботодавця не є умовою такої форми перевірки. Дистанційна форма змінює спосіб виконання дій, але не зменшує обсягу обов'язків: як і раніше, потрібно надати документи, надати інформацію, уможливити розмову з працівниками та виконати післяперевірочні заходи. Нижче описуємо, що роботодавець повинен зробити на кожному етапі дистанційної перевірки — з правовою підставою, випадками з практики та контрольним списком. Окремо розглядаємо найчастішу проблемну точку у фірмах, які працевлаштовують іноземців: документацію легальності працевлаштування іноземців.

1. У чому полягає дистанційна перевірка після 8 липня 2026 р.

Підставою зміни є закон від 11 березня 2026 р. про внесення змін до закону про Державну інспекцію праці та деяких інших законів (Dz.U. 2026 poz. 473), оприлюднений 7 квітня 2026 р. і чинний за загальним правилом від 8 липня 2026 р. Новелізація допускає проведення перевірки або окремих її дій за посередництвом поштового оператора чи засобів електронного зв'язку, якщо це не суперечить меті перевірки, дозволяє на це характер діяльності підконтрольного суб'єкта або за це промовляє покращення ефективності перевірки. Інспектор може в обґрунтованих випадках вимагати онлайн-трансляції, яка уможливлює перевірку документів, вислуховування сторони та допит — за двостороннього передавання зображення або зображення і звуку в реальному часі. Протокол перевірки може бути складений в електронній формі.

2. Перевірте інспектора, перш ніж щось надсилати

Перевірка проводиться після пред'явлення службового посвідчення, що підтверджує особу та повноваження інспектора, а перевірка підприємця — після пред'явлення посвідчення та уповноваження на її проведення (art. 24 ust. 2 i 3 закону про PIP). Уповноваження містить, зокрема, правову підставу, предметний обсяг перевірки, зазначення суб'єкта, дати початку та передбачуваного закінчення, а також роз'яснення про права й обов'язки підконтрольного (art. 24 ust. 4). За нагальної перевірки уповноваження може бути вручене пізніше, не пізніше ніж у строк 7 днів від дня її початку (art. 24 ust. 5).

Під час дистанційних дій перевірка особи має особливе значення, бо кадрова документація потрапляє до електронного каналу. Не надсилайте особові справи на адресу, яку ви не можете віднести до окружної інспекції праці, і не користуйтеся неперевіреним посиланням на відеоконференцію. У разі сумнівів підтвердьте контакт в окружній інспекції праці, компетентній за місцем розташування фірми.

3. Призначте особу для контактів

Координатор перевірки з боку роботодавця повинен приймати виклики та вимоги інспектора, передавати документи і вести їх реєстр, організовувати контакт із кадрами, бухгалтерією та службою охорони праці (BHP), уможливлювати розмови з працівниками та виконавцями за договорами доручення, а також пояснювати, де знаходиться конкретна інформація.

Це не мусить бути член правління. Це має бути особа, яка знає організацію фірми і має реальний доступ до документації. Варто одразу вказати заступника на час відсутності — закон вимагає своєчасного надання інформації (art. 27 закону про PIP), а відпустка координатора не є виправданням зволікання.

4. Надайте документацію в електронній формі

Інспектор має право вимагати подання особових справ і всіх документів, пов'язаних із виконанням роботи працівниками або особами, які виконують роботу на іншій підставі, ніж трудові відносини (art. 23 ust. 1 pkt 5 закону про PIP), а також інформації та документів щодо відрядження працівників і водіїв (art. 23 ust. 1 pkt 5a–5c). Залежно від обсягу перевірки це будуть, зокрема:

• трудові договори, договори доручення та договори про надання послуг,
• облік робочого часу, розклади та графіки,
• відомості на виплату та підтвердження виплати винагород, у тому числі мінімальної погодинної ставки,
• відпусткова документація,
• медичні висновки та підтвердження навчань з охорони праці (BHP),
• оцінка професійного ризику та документація нещасних випадків,
• документи щодо легальності працевлаштування іноземців — підстава перебування, дозвіл на роботу, єдиний дозвіл або заява про доручення виконання роботи,
• документи щодо відрядження працівників і водіїв.

Матеріал має бути повним, розбірливим і описаним так, щоб було зрозуміло, чого і якого періоду він стосується.

5. Забезпечте умови для онлайн-трансляції

Якщо інспектор вимагатиме онлайн-трансляції, з боку роботодавця потрібно забезпечити:

• пристрій із працюючою камерою та мікрофоном, якщо вимагається зображення або зображення і звук,
• стабільне з'єднання,
• можливість демонстрації екрана або документів,
• доступність особи, яка представляє роботодавця,
• можливість долучення кадровика, бухгалтера або спеціаліста з охорони праці (BHP),
• умови, що дозволяють вільну розмову без участі неуповноважених осіб.

Проте не кожну дію можна виконати дистанційно. Огляд машини, робочого місця, евакуаційного шляху чи фактичного способу виконання роботи може вимагати присутності інспектора на підприємстві.

6. Надавайте пояснення і не перешкоджайте розмовам із працівниками

Інспектор може вимагати письмової та усної інформації у справах, охоплених перевіркою, а також викликати й допитувати не лише нинішніх працівників, але й осіб, які були працевлаштовані або виконували роботу на користь підконтрольного суб'єкта на іншій підставі, ніж трудові відносини — у тому числі осіб, які провадять господарську діяльність на власний рахунок і користуються послугами агенцій зайнятості (art. 23 ust. 1 pkt 3 закону про PIP).

Роботодавець повинен відповідати на запитання в межах перевірки, вказувати осіб, компетентних для з'ясування фактів, і уможливити контакт із працівниками. Не можна впливати на зміст висловлювань чи організовувати розмови так, щоб їх можна було підслуховувати.

7. Подбайте про безпеку даних

Дистанційні дії мають відбуватися із дотриманням належного рівня безпеки інформаційно-телекомунікаційних систем — конфіденційності, доступності та цілісності передавання даних. З боку роботодавця це означає:

• узгоджений, безпечний канал комунікації,
• обмеження доступу до документів колом уповноважених осіб,
• заборону надсилання особових справ на приватні та випадкові адреси,
• захист файлів від неправомірної зміни,
• реєстр того, що і коли було передано,
• передавання конкретних файлів замість цілих тек,
• контроль над тим, хто спостерігає за трансляцією з боку фірми.

Захист персональних даних не є підставою для відмови передати документи, охоплені перевіркою — обробка на вимогу інспектора реалізує правовий обов'язок контролера (art. 6 ust. 1 lit. c GDPR), а добір засобів захисту передавання випливає з art. 32 GDPR. Належною реакцією є узгодження безпечного способу надання документів, а не відмова.

8. Забезпечте умови та засоби для ефективного проведення перевірки

Підконтрольний суб'єкт зобов'язаний забезпечити інспекторові умови та засоби, необхідні для ефективного проведення перевірки, зокрема невідкладно надати витребувані документи та матеріали, забезпечити своєчасне надання інформації, надати технічні пристрої, а також — за можливості — окреме приміщення з відповідним обладнанням (art. 27 закону про PIP). При дистанційній перевірці цей обов'язок охоплює обладнання, інструмент для відеоконференції, можливість виготовлення розбірливих копій, а також доступ до даних в обсязі, необхідному для перевірки.

9. Ведіть реєстр переданих матеріалів і позначте комерційну таємницю

Інспектор може виготовляти необхідні для цілей перевірки копії або витяги з документів, а також зведення й обчислення, складені на їх підставі, і в разі потреби вимагати їх від підконтрольного суб'єкта (art. 23 ust. 1 pkt 8 закону про PIP). Тож зберігайте версію кожного переданого документа, дату передання та особу, яка передавала, обсяг даних, пояснення до файлів, а також підтвердження отримання. Це має значення при поетапних відправленнях і наступних версіях зведень — також доказове, при подальших зауваженнях до протоколу.

За заявою підконтрольного суб'єкта протокол містить згадку про інформацію, охоплену комерційною таємницею (art. 31 ust. 2 pkt 14 закону про PIP). Вкажіть конкретно, яка інформація і чому підлягає охороні — позначення цілого файлу як „конфіденційний" буває недостатнім. Комерційна таємниця не обґрунтовує відмови передати документ, пов'язаний із перевіркою.

10. Протокол перевірки, зауваження та післяперевірочні заходи

Результати перевірки інспектор документує у протоколі (art. 31 ust. 1 закону про PIP); від 8 липня 2026 р. він може мати електронну форму. Протокол містить, зокрема, опис виявлених порушень права, зміст усних рішень і приписів, перелік додатків, а також згадку про подання або неподання зауважень (art. 31 ust. 2). Перед підписанням протоколу:

• порівняйте опис фактичних обставин із переданою документацією,
• перевірте дані, дати та зазначення днів, у які проводилася перевірка,
• вкажіть помилки та упущення,
• подайте вмотивовані зауваження до висновків — письмово, у строк 7 днів від дня надання протоколу (art. 31 ust. 4 i 5 закону про PIP).

Після перевірки роботодавець може отримати рішення, припис або подання. Післяперевірочні заходи виконуються у строки, що з них випливають, а про спосіб виконання повідомляється компетентний орган Державної інспекції праці — також в електронній формі.

11. Чого роботодавцю робити не слід

• ігнорувати повідомлення та виклики інспектора,
• навмисно затягувати передавання документів,
• надсилати нерозбірливі або неповні файли,
• видаляти чи змінювати дані в документації,
• схиляти працівників до певних відповідей чи перешкоджати розмовам,
• прикриватися захистом персональних даних з метою заблокувати перевірку,
• передавати документи каналом із неперевіреною безпекою,
• надавати ширший обсяг даних, ніж це потрібно,
• припускати, що дистанційна перевірка виключає пізніший візит на підприємство.

Унеможливлення або перешкоджання перевірочним діям тягне відповідальність — за проступок на підставі Кодексу праці, а також кримінальну, коли доходить до унеможливлення чи перешкоджання службовій дії особі, уповноваженій на перевірку у сфері інспекції праці (art. 225 § 2 Кримінального кодексу). Водночас роботодавець має право очікувати, що вимоги інспектора залишатимуться у зв'язку з предметом перевірки.

12. Контрольний список перед дистанційною перевіркою

1. Перевірте службове посвідчення та уповноваження інспектора.
2. Узгодьте безпечний канал комунікації.
3. Призначте координатора та його заступника.
4. Захистіть документацію від зміни та видалення.
5. Підготуйте документи у форматах, придатних для прочитання.
6. Перевірте повноту даних за витребуваний період.
7. Підготуйте легенду до скорочень і системних звітів.
8. Забезпечте доступність відповідних осіб — кадри, бухгалтерія, охорона праці (BHP).
9. Перевірте узгодженість документів про перебування та підстав для роботи іноземців із фактичними умовами працевлаштування.
10. Відокремте дані, охоплені перевіркою, від решти даних фірми.
11. Зберігайте підтвердження передання файлів.
12. Після перевірки проаналізуйте протокол і строки післяперевірочних заходів.