Czy PIP może żądać dokumentów elektronicznie?

Tak — i od 8 lipca 2026 r. wynika to wprost z ustawy, a nie z praktyki organu. Zmieniony art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP zrównał postać papierową i elektroniczną dokumentów żądanych w toku kontroli. Wyjaśniamy, co dokładnie obejmuje to żądanie i czego nadal nie obejmuje.

1. Nowe brzmienie przepisu

Inspektor pracy jest uprawniony do żądania przedłożenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP w brzmieniu nadanym nowelizacją).

Zwrot „osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy” jest tu istotny. Żądanie obejmuje dokumentację zleceniobiorców, osób świadczących usługi i współpracowników na własnej działalności gospodarczej — a nie tylko akta osobowe pracowników.

2. Kopie elektroniczne po stronie inspektora

Zmieniono także art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP. Inspektor jest uprawniony do wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, niezbędnych dla celów kontroli, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

Fraza „niezbędnych dla celów kontroli” wyznacza granicę. Nie jest to podstawa do żądania eksportu całej bazy kadrowo-płacowej, jeżeli kontrola dotyczy wycinka — na przykład czasu pracy jednego działu w jednym kwartale.

3. Zakres podmiotowy — kogo można kontrolować

Nowelizacja rozszerzyła też art. 13 pkt 1 ustawy o PIP. Kontroli podlegają pracodawcy, a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę — także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy.

Rok wstecz — to najważniejsza liczba w tym przepisie. Zakończenie współpracy nie wyłącza kontroli, jeżeli praca była świadczona w roku poprzedzającym dzień jej rozpoczęcia.

4. Przykład: żądanie eksportu z systemu kadrowego

Kontrola obejmuje ewidencję czasu pracy w dziale produkcji za II kwartał 2026 r. Inspektor żąda eksportu ewidencji czasu pracy wszystkich zatrudnionych za trzy lata w formacie XLSX. Podstawą żądania kopii jest art. 23 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIP, ale przepis ogranicza je do dokumentów niezbędnych dla celów kontroli, a zakres kontroli wyznacza upoważnienie z art. 24 ust. 1 tej ustawy.

Prawidłowa reakcja to przekazanie eksportu odpowiadającego zakresowi upoważnienia i pisemne odnotowanie różnicy między żądaniem a zakresem kontroli. Jeżeli inspektor rozszerzy zakres kontroli, powinno to wynikać ze zmienionego upoważnienia — i wtedy żądanie staje się skuteczne w nowym zakresie.