Transmisja online podczas kontroli — prawa i obowiązki pracodawcy

Nowe uprawnienie inspektora pracy budzi najwięcej pytań: czy inspektor może kazać włączyć kamerę i oprowadzić się po zakładzie? Przepis jest węższy, niż sugerują komentarze. Wyjaśniamy, czego dokładnie dotyczy transmisja online i gdzie leżą jej granice.

1. Co dokładnie mówi przepis

Podstawą jest dodany art. 23 ust. 1 pkt 2a ustawy o PIP. Inspektor pracy jest uprawniony do żądania od podmiotu kontrolowanego — w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli — przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny.

Ustawa doprecyzowuje, o jakie urządzenia chodzi: w szczególności umożliwiające dwukierunkową łączność, pozwalające na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej. Kluczowe są dwa słowa: „dostępnych” urządzeń — przepis nie nakłada obowiązku zakupu sprzętu.

2. Granice żądania

Żądanie transmisji nie jest bezwarunkowe. Ustawodawca wpisał do przepisu dwa filtry: „w uzasadnionych przypadkach” oraz „jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli”. Oba podlegają ocenie i oba mogą być przedmiotem zastrzeżeń do protokołu kontroli składanych na podstawie art. 31 ust. 10 ustawy o PIP.

Praktyczna konsekwencja: jeżeli inspektor żąda transmisji w sytuacji, gdy ten sam materiał można przekazać jako skan dokumentów, warto zażądać wskazania w protokole, na czym polegał „uzasadniony przypadek”. Notatkę urzędową z takich czynności sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 31 ust. 10a).

3. Ochrona danych osób trzecich podczas transmisji

Transmisja obrazu z pomieszczenia biurowego oznacza zwykle ujawnienie danych osób, których kontrola nie dotyczy — dokumentów leżących na biurku, ekranów, tablic. Podmiot kontrolowany pozostaje administratorem tych danych i odpowiada za minimalizację zakresu ujawnienia.

Rozwiązanie jest proste i mieści się w granicach obowiązku: transmisję prowadzi się z jednego, przygotowanego pomieszczenia, w którym znajdują się wyłącznie dokumenty objęte żądaniem. Sam art. 26 ust. 8 ustawy o PIP wymaga zresztą, by czynności zdalne odbywały się z zapewnieniem poufności i integralności transmisji danych.

• ustal z inspektorem zakres dokumentów przed uruchomieniem transmisji,
• prowadź transmisję z jednego pomieszczenia, bez dostępu do niepowiązanych akt,
• zapisz w notatce wewnętrznej datę, godzinę, uczestników i zakres okazanych dokumentów.

4. Skutki odmowy

Transmisja online jest uprawnieniem inspektora ujętym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIP — tym samym przepisie, który obejmuje żądanie dokumentów. Utrudnianie działalności organu Inspekcji jest wykroczeniem z art. 283 § 2 pkt 8 Kodeksu pracy. Bezpodstawna odmowa nie jest więc neutralna.

Odmowa uzasadniona brakiem dostępnych urządzeń to co innego niż odmowa uznaniowa. Przepis mówi o „dostępnych urządzeniach technicznych”, a nie o urządzeniach, które trzeba nabyć na potrzeby kontroli. Stanowisko w tej sprawie należy zgłosić na piśmie i wnieść je do protokołu kontroli.