Zdalna kontrola PIP — kiedy inspektor nie przyjeżdża do firmy

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy może prowadzić kontrolę albo poszczególne czynności kontrolne w sposób zdalny — za pośrednictwem operatora pocztowego albo środkami komunikacji elektronicznej. Zmianę wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473), dodając do ustawy o PIP art. 26 ust. 5–8. Dla pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców oznacza to, że kontrola legalności zatrudnienia może zacząć się bez wizyty inspektora w firmie.

1. Na czym polega kontrola zdalna

Zgodnie z art. 26 ust. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone zdalnie — za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Przepis obwarowuje to warunkami. Musi zachodzić uzasadniony przypadek, tryb zdalny nie może stać w sprzeczności z celem kontroli, a dodatkowo powinien usprawnić jej przeprowadzenie albo przemawiać za nim charakter działalności prowadzonej przez kontrolowanego. To nie jest tryb dowolny — inspektor sięga po niego wtedy, gdy pozwala on osiągnąć cel kontroli.

2. Legitymacja, upoważnienie i zakres uprawnień inspektora

Art. 26 ust. 6 ustawy o PIP rozstrzyga to wprost: prowadzenie kontroli w sposób zdalny nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z uprawnień wynikających z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 23 ust. 1. Katalog żądań pozostaje ten sam — akta osobowe, dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie, wyjaśnienia, zestawienia i obliczenia. Zmienia się kanał, nie zakres.

Okazanie legitymacji i przekazanie upoważnienia

Przy kontroli zdalnej okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 7 ustawy o PIP). Pracodawca otrzymuje więc oba dokumenty w tym samym kanale, w którym prowadzona jest kontrola. Ich brak jest podstawą do poproszenia o uzupełnienie, a nie do odmowy współpracy — utrudnianie działalności organu PIP jest wykroczeniem z art. 283 § 2 pkt 8 Kodeksu pracy.

3. Bezpieczeństwo danych podczas kontroli zdalnej

Art. 26 ust. 8 ustawy o PIP nakłada na organ obowiązek prowadzenia kontroli zdalnej przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, w tym poufność, dostępność i integralność transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych adekwatnych do zagrożeń — z odesłaniem do przepisów wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Obowiązek po stronie organu nie zwalnia pracodawcy z jego własnego. Przekazując akta osobowe i dokumenty pobytowe cudzoziemców, pozostaje on administratorem tych danych. Udostępniany materiał powinien odpowiadać zakresowi żądania: przesyłanie całych katalogów albo współdzielenie pulpitu z otwartą bazą kadrową wykracza poza czynność kontrolną, której dotyczy wezwanie.

4. Co to zmienia u pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców

Kontrola legalności zatrudnienia należy do zadań PIP i nie została z trybu zdalnego wyłączona. Pierwszym sygnałem kontroli bywa więc korespondencja elektroniczna, a nie inspektor przy wejściu. O jej przebiegu przesądzają trzy rzeczy.

• Kompletność akt: dokument pobytowy cudzoziemca, podstawa wykonywania pracy (zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę), umowa i potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń.
• Zgodność dokumentu z rzeczywistością: zezwolenie jednolite jest przypisane do konkretnego podmiotu powierzającego pracę (art. 118 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach), a zmiana warunków może wymagać zmiany zezwolenia (art. 120 tej ustawy).
• Jedna osoba odpowiedzialna za kontakt i osoba zastępująca — kontrola zdalna toczy się korespondencyjnie, a rozproszenie odpowiedzi mnoży wezwania.

Warto też pamiętać, że reforma rozszerzyła krąg podmiotów kontrolowanych. Art. 13 pkt 1 ustawy o PIP obejmuje dziś — w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach z art. 22 § 1 Kodeksu pracy — także niebędących pracodawcami przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których praca jest lub była świadczona w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli, w tym przez osoby wykonujące działalność gospodarczą na własny rachunek.